7 Gründe für eine Dienstplan Software in Ihrem Security Unternehmen

In Security Unternehmen – ganz egal ob 10 oder 10.000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen – entscheidet eine effiziente Einsatzplanung über Kundenzufriedenheit, Wirtschaftlichkeit und Mitarbeiterzufriedenheit. Der Dienstplan ist das Herzstück Ihrer täglichen Arbeit und ist ein dynamisches Instrument, da spontane Änderungen wie Krankheitsfälle und Dienstverhinderungen zu regelmäßigen Umdisponierungen führen.

Dennoch arbeiten viele Sicherheitsdienste arbeiten noch immer mit Excel-Tabellen, handschriftlichen Notizen oder unübersichtlichen selbstgestrickten Tools. Dabei gibt es längst professionelle Dienstplan Software (wie beispielsweise DISPONIC), die speziell auf die Bedürfnisse von Sicherheitsunternehmen zugeschnitten ist.

Hier sind 7 Gründe, warum sich die Investition in eine professionelle Software für Ihr Security Unternehmen lohnt:

1. Fehlerfreie Einsatzplanung in Ihrem Security Dienst

In Sicherheitsdiensten müssen oft kurzfristige Änderungen, gesetzliche Vorgaben, Kundenwünsche und individuelle Mitarbeiterverfügbarkeiten berücksichtigt werden. Das Hinterlegen von Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Einschränkungen führt herkömmliche Ansätze wie Excel schnell an seine Grenzen. Eine spezialisierte Software für die Dienstplanung hilft ihrem Sicherheitsunternehmen dabei, all diese Faktoren automatisch zu prüfen und zu berücksichtigen – ohne ständiges Hin- und Herrechnen.

2. Auf der sicheren Seite: Rechts- und Tarifsicherheit

Eine professionelle Softwarelösung, die sich auf Dienstplanung spezialisiert und auf ihre Branche zugeschnitten ist, unterstützt Sie bei der Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen, Pausenregelungen und Tarifverträgen. So minimieren Sie das Risiko von Verstößen, Abmahnungen oder sogar Bußgeldern – ein entscheidender Vorteil für jedes seriöse Security Unternehmen.

3. Mehr Transparenz für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen

Eine gute Dienstplan Software bietet Mitarbeiterportale oder mobile Applikationen, über die Ihre Mitarbeitenden ihre Einsätze, Schichten und Änderungen in Echtzeit einsehen können. Das fördert Vertrauen, reduziert Rückfragen und stärkt die interne Kommunikation. Jeder Mitarbeiter hat seinen Dienstplan immer im Blick und ist bei geplanten Ansätzen somit pünktlich und vorbereitet vor Ort.

4. Spontane Änderungen? Kein Problem.

Krankmeldungen, kurzfristige Einsätze oder Kundenwünsche lassen sich in einer professionellen Branchensoftwarelösung mit wenigen Klicks umplanen. Durch integrierte Benachrichtigungsfunktionen werden betroffene Mitarbeitende sofort informiert – das spart Zeit und Nerven für Sie als Planer. Ist Mitarbeiter „Mustermann“ schon benachrichtigt bzw. hat er die Benachrichtigung schon gelesen? Eine Dienstplansoftware hält Sie über den Informationsfluss am Laufenden, sodass keine Informationsasymmetrien entstehen.

5. Bonus: Effiziente Verknüpfung mit Lohnabrechnung & Faktura

Viele Dienstplanlösungen bieten Schnittstellen zu Lohnabrechnungssystemen oder integrierte Module zur Fakturierung. Das bedeutet: weniger manuelle Übertragungen, weniger Fehler – und mehr Zeit für Ihre eigentliche Arbeit als Security Unternehmen. Zudem haben spezialisierte Softwarelösungen für die Sicherheitsbranche die integrierte Möglichkeit, den Bruttolohn bereits in der Softwarelösung zu berechnen. Ebenso können Rechnungen (Fakur) direkt in den Software geschrieben werden und mit den notwendigen Anhängen (Stundennachweis etc.) gegenüber Auftraggebern abgerechnet werden.

6. Security Unternehmen: Auswertungen & Controlling

Mit der richtigen Software haben Sie jederzeit Zugriff auf relevante Kennzahlen: Geleistete Stunden, Produktivität pro Kunde, Fehlzeiten, Überstunden – alles auf Knopfdruck. So erkennen Sie frühzeitig Optimierungspotenziale und können fundierte Entscheidungen treffen. Flexible Auswertungsmöglichkeiten sind dabei essentiell: Sie können über einfach Drag- und Drop-Funktionalitäten ihre spezifischen Auswertungen selbst konfigurieren und die Informationen entsprechend so nutzen, wie sie ihren Arbeitsalltag am besten unterstützen.

7. Professionelles Auftreten ihres Security Unternehmens

Eine strukturierte und gut organisierte Dienstplanung erhöht ihren Professionalitätsgrad maßgeblich und ist ein klares Signal gegenüber Ihren Kunden. Der Wettbewerb um Aufträge ist immer intensiver. Mit einer guten Dienstplan Software im Rücken, können Sie auch gegenüber anspruchsvollen Kunden wie Behörden, Eventveranstaltern oder der Industrie punkten.

Digitalisierung lohnt sich für Ihren Sicherheitsdienst

Die Anforderungen im Sicherheitsdienst steigen – und mit ihnen der Druck, effizient, rechtskonform und transparent zu arbeiten. Eine professionelle Dienstplan Software ist kein Luxus, sondern ein notwendiges Werkzeug für zukunftsfähige Security Unternehmen. Sie entlastet Ihre Disposition, erhöht die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und verbessert das Gesamtbild Ihres Unternehmens. Lohnt sich eine Investition wirklich? Oftmals lohnt es sich, die Kosten für die Softwarelösung auf Mitarbeiterebene herunterzurechnen. Oftmals sind es nicht viele € pro Mitarbeiter, die eine gute Softwarelösung pro Jahr kostet. Aber die Einsparungen und Qualitätsverbesserungen sind gleichzeitig enorm.

Wer heute in moderne Planung investiert, spart morgen Zeit, Geld und Nerven – und verschafft sich einen echten Wettbewerbsvorteil.