Die 8-Stunden-Bescheinigung bei Einsatzwechseltätigkeit

Im Arbeitsalltag von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen im Sicherheitsdienst kommt es häufig vor, dass Dienste nicht nur an einem Einsatzort durchgeführt werden, sondern innerhalb eines Tages z.B. mehrere Objekte an unterschiedlichen Orten eingeplant sind. Genau hier spielt die sogenannte 8-Stunden-Bescheinigung bei Einsatzwechseltätigkeiten eine zentrale Rolle. Diese wird meist von den Mitarbeitern nach Jahresende benötigt – besonders im Hinblick auf die korrekte Abrechnung von Reisekosten und die Erfüllung von steuerlichen Anforderungen.

In diesem Beitrag zeigen wir, worauf es bei dieser Bescheinigung ankommt, welche Informationen sie enthalten muss – und warum sie im Sicherheitsgewerbe kaum wegzudenken ist.

Was ist eine 8-Stunden-Bescheinigung bei Einsatzwechseltätigkeit?

Die 8-Stunden-Bescheinigung dokumentiert, dass ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin an einem bestimmten Tag mehr als 8 Stunden außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig war. In Konstellationen, wo der Mitarbeiter üblicherweise in einem „Büro“ arbeitet und nur für Auswärtstermine (z.B. im Vertrieb) den Arbeitsort verlässt, ist die Bescheinigung verhältnismäßig einfach auszustellen und die Dokumentation üblicherweise recht stringent. Bei Personen, die schon qua Beruf eine wechselnde Tätigkeitsstätte haben (z.B. Bauarbeiter, Montagearbeiter etc.) ist die Dokumentation wesentlich dafür, um die Abrechnungen von Verpflegungsmehraufwendungen und anderen Spesen, die bei solchen Einsätzen entstehen, später geltend zu machen.

Gerade bei Sicherheitsdiensten im Außendienst, bei denen Mitarbeitende mehrere Kundenobjekte nacheinander betreuen, gehört diese Bescheinigung zum Standard – auch für die spätere Lohnabrechnung oder die steuerliche Anerkennung von Reisekosten. Im Idealfall sind die als Sicherheitsdienst also in der Lage, die Tätigkeitsnachweise der Mitarbeiter orts- und zeitbezogen auszuwerten, um dies als Grundlage für eine Bescheinigung bei Einsatzwechseltätigkeit zu verwenden.

Warum ist die Bescheinigung so wichtig für Sicherheitsunternehmen?

In der Praxis der Sicherheitsbranche sorgt die 8-Stunden-Bescheinigung bei Einsatzwechseltätigkeit für:

• Korrekte Spesenabrechnung: Verpflegungspauschalen können nur dann steuerfrei ausgezahlt werden, wenn die 8-Stunden-Grenze nachweislich überschritten wurde. Wenn Sie die Spesen nicht auszahlen, sondern der Mitarbeiter diese über die Steuerklärung selbst ansetzt, gilt die gleiche Logik.
• Rechtssicherheit bei der Lohnabrechnung: Gerade bei Prüfungen durch das Finanzamt oder Sozialversicherungsträger sind vollständige Nachweise unerlässlich, sofern Sie die Spesen – wie den Verpflegungsmehraufwand – selbst auszahlen. Ebenso gilt es für den Mitarbeiter: dieser ist nur dann in der Lage, die Spesen selbst anzusetzen, wenn er eine rechtssichere Dokumentation seiner Einsatzwechseltätigkeit hat, die vom Finanzamt anerkannt wird.

Da Sicherheitsunternehmen im Geschäftsmodell meist eine inhärente „Einsatzwechseltätigkeit“ haben, spielt die Bescheinigung eine große Rolle um allen Mitarbeitern gegenüber dem Finanzamt keine Vorteile zu verwehren bzw. selbst bei der Lohnabrechnung (sofern Pauschalen mit ausgezahlt werden) auf der sicheren Seite zu sein.

Wann wird eine solche Bescheinigung bei Einsatzwechseltätigkeit benötigt?

Ein typischer Fall im Sicherheitsdienst: Ein Revierfahrer startet morgens um 6 Uhr und beendet seinen letzten Kontrollgang erst nach 15 Uhr – mit mehreren Stationen dazwischen. Auch bei Projektarbeit außerhalb des Stammbüros oder bei längeren Bewachungseinsätzen an wechselnden Orten ist die Bescheinigung erforderlich.

Beispiele aus der Sicherheitsbranche:

• Revierfahrer mit wechselnden Objekten
• Baustellenbewachung über 8 Stunden abseits des regulären Standorts
• Begleitschutz-Einsätze mit überregionaler Tätigkeit
• Urlaubsvertretung in entfernten Kundenobjekten

Was muss in der 8-Stunden-Bescheinigung enthalten sein?

Damit die Bescheinigung auch steuerlich anerkannt wird, sind einige Mindestangaben notwendig:

1. Name des Mitarbeitenden
2. Datum des Einsatzes
3. Protokoll der Auswärtstätigkeiten
   1. Beginn und Ende der Auswärtstätigkeit
   2. Ort(e) des Einsatzes – z. B. „Objektüberwachung Fa. Muster GmbH, Köln, inklusive der genauen Adresse“ (reicht im Anhang)
   3.  Kurze Tätigkeitsbeschreibung (ebenfalls im Anhang)
4. Bestätigung durch HR oder Vorgesetzte – mit Unterschrift oder digitaler Freigabe

Üblicherweise sieht dies dann so aus:

Einsatzwechseltätigkeit: Bescheinigung zur Vorlage beim Finanzamt

Herr Mustermann war im Kalenderjahr 2024 bei uns als Fachkraft Schutz und Sicherheit beschäftigt.

In Folge seiner beruflichen Tätigkeit war er an 165 Tagen an „ständig wechselnden Einsatzstellen“ tätig.

Von diesen 165 Tagen war Herr Mustermann an

• 100 Arbeitstagen über 8 Stunden und an
• 50 Tagen über 14 Stunden

von seinem Wohnsitz und der 1. Tätigkeitsstätte aus ausschließlich beruflichen Gründen abwesend.

Steuerfrei bzw. pauschal versteuerte Vergütung hierfür hat er nicht erhalten. Die An- und Abreise zu den Einsatzstellen erfolge mit Firmenfahrzeug.

Ort / Datum – Stempel und Unterschrift des Arbeitgebers

Anhang (Protokoll der entsprechenden Einsatzwechseltätigkeiten des Jahres)

 

Tipp: In vielen Softwarelösungen – z. B. in DISPONIC – lassen sich diese Bescheinigungen automatisiert generieren, wenn Arbeitszeiten und Einsatzorte sauber dokumentiert sind.

Einsatzwechseltätigkeit: Welche Angaben sind zusätzlich sinnvoll?

Um eine reibungslose Abrechnung sicherzustellen, können weitere Infos aufgenommen werden:

• Gefahrene Kilometer (für Fahrtkostenerstattung)
• Hinweis auf Übernachtungskosten (bei längeren Einsätzen)

Auch hier gilt: Je klarer und vollständiger die Angaben, desto weniger Rückfragen bei der Lohnabrechnung oder vom Finanzamt.

Steuerliche Vorteile für Mitarbeitende im Sicherheitsdienst

Wird eine Auswärtstätigkeit von mehr als 8 Stunden sauber dokumentiert, können Mitarbeitende steuerfreie Verpflegungspauschalen geltend machen:

• 14 € für Abwesenheit über 8 Stunden (Stand 2025, Deutschland)
• 28 € bei ganztägiger Abwesenheit
• Zusätzlich können Fahrtkosten oder Übernachtungskosten erstattet bzw. abgerechnet werden

Typische Fehler vermeiden

Gerade in stressigen Phasen passieren schnell Fehler. Häufige Stolpersteine:

• Fehlende oder unvollständige Angaben (Ort, Zeitrahmen)
• Unklare Tätigkeit („Dienst“ reicht nicht aus – besser: „Objektschutz Baustelle X“)
• Verspätete Ausstellung – was Fristen für die steuerliche Anerkennung gefährdet

Unser Tipp: Prozesse digitalisieren und standardisieren – mit automatisierter Einsatzdokumentation und integriertem Reporting.

Fazit: 8-Stunden Bescheinigung bei Einsatzwechseltätigkeit

Für alle Sicherheitsunternehmen mit wechselnden Einsatzorten ist die 8-Stunden-Bescheinigung ein fester Bestandteil einer professionellen Einsatz- und Abrechnungsstruktur. Sie sorgt für Klarheit, Transparenz und steuerliche Sicherheit – für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen. Wer hier frühzeitig auf eine digitale Lösung wie DISPONIC setzt, spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler und Rückfragen – und bleibt bei Prüfungen jederzeit auf der sicheren Seite.

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