Dienstplan Monatsübersicht als Serienmail

Versand der Monatsübersicht-Dienstpläne per Serien-E-Mail aus DISPONIC

Dienstplan Monatsübersicht

Wenn Sie die Dienstpläne in der Monatsübersicht an Ihre Mitarbeiter versenden möchten, die an bestimmten Aufträgen (Objekten) eingesetzt sind, steht Ihnen eine speziell entwickelte Serienmail-Funktion zur Verfügung.

Ziel dieser Funktion

Die Funktion ermöglicht den datenschutzkonformen Versand individueller Dienstpläne an jeden einzelnen Mitarbeiter. Jeder Empfänger erhält ausschließlich seinen persönlichen Dienstplan, der auf seinen Einsatz im jeweiligen Monat basiert.

Datenschutz (DSGVO) – Wichtiger Hintergrund

Aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist es nicht zulässig, eine gebündelte Übersicht mehrerer Dienstpläne oder eine objektübergreifende Zusammenstellung an mehrere Empfänger zu senden. Daher wurde die Serienmail-Funktion gezielt so konzipiert, dass:

• Kein Mitarbeiter Einblick in Dienstpläne anderer erhält

• Der Versand nur auf Mitarbeiterebene, nicht objektübergreifend erfolgt

• Jede E-Mail nur den persönlichen Plan enthält

Funktionsweise – Button „Sende E-Mails“

Im Bereich „Monatsübersicht“ finden Sie den Button „Sende E-Mails“, der exakt für diesen Zweck vorgesehen ist. Beim Auslösen dieser Funktion:

• Wird automatisch für jeden Mitarbeitenden, der in einem Auftrag eingeplant ist, eine separate E-Mail erzeugt.

• Enthält diese E-Mail nur die für diese Person relevanten Daten.

• Erfolgt der Versand ausschließlich an die dem Mitarbeitenden zugewiesene E-Mail-Adresse, unabhängig von den E-Mail-Adressen, die im Auftrag selbst hinterlegt sind.

Sonderfall: Auftragsübergreifende Zusammenstellungen

Wenn Sie ausnahmsweise eine Dienstplanübersicht mehrerer Aufträge an eine Person oder Gruppe senden möchten (z. B. an eine Bereichsleitung oder Koordinator:innen), ist dies nicht über die Serienmail-Funktion möglich. In diesem Fall:

• Nutzen Sie bitte die Einzelmail-Funktion.

• Diese ist über das Symbol direkt neben dem Button „Sende E-Mails“ erreichbar.

• Dort können Sie individuelle Inhalte und Empfänger manuell festlegen, was mehr Flexibilität erlaubt – jedoch mit der Verantwortung, die DSGVO-Richtlinien selbst zu beachten.

Hierbei werden alle in der Vorschau geöffneten Aufträge in einer Datei zusammengeführt und es öffnet sich eine neue E-Mail in Outlook, die versendet werden kann. Die Empfänger werden nicht durch DISPONIC befüllt.

Für wiederkehrende Empfängerkreise können in Outlook (beispielhaft genannter Anbieter) Empfänger-Gruppen angelegt werden.