DISPONIC Faktur – die Rechnungskontrolle

DISPONIC Modul Faktur – Die Rechnungskontrolle

Bei der Übergabe von Rechnungen an die FiBu-Schnittstelle (Finanzbuchhaltung) kann es zu Fehlern kommen. Dies geschieht insbesondere dann, wenn in der Schnittstellendatei bestimmte Felder als Pflichtfelder definiert sind – zum Beispiel Kostenstelle, Kostenträger oder andere buchungsrelevante Angaben – diese Informationen jedoch bei der Erstellung der Rechnung in DISPONIC nicht ausgefüllt wurden.

In einem solchen Fall kann die Rechnung nicht oder nur fehlerhaft an die FiBu übergeben werden. Um diese Problemfälle für den Anwender schnell erkennbar zu machen, werden betroffene Rechnungen in der Belegbearbeitung von DISPONIC besonders gekennzeichnet:
Sie erhalten ein Symbol mit einem Ausrufezeichen, das darauf hinweist, dass bei dieser Rechnung ein Prüf- bzw. Korrekturbedarf besteht. Der Anwender kann die Rechnung so gezielt öffnen, die fehlenden Pflichtangaben nachtragen (z.B. Kostenstelle oder Kostenträger) und anschließend die Übergabe an die Finanzbuchhaltung erneut anstoßen.

Die Konfiguration, welche Felder für die FiBu-Schnittstelle als Pflichtfelder behandelt werden sollen, erfolgt in den Organisationseinheiten von DISPONIC. Dort befindet sich der Bereich „Pflichtfelder“, in dem festgelegt wird, welche Informationen bei der Rechnungserstellung zwingend erfasst werden müssen. Diese Einstellungen bilden die Grundlage dafür, dass die Rechnungskontrolle fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen erkennen und im System entsprechend markieren kann.

In der Belegbearbeitung wird sichtbar, wenn Rechnungen diesen Vorgaben wiedersprechen.

Um die fehlenden Einträge schnell zu identifizieren, werden im Bereich Belegpositionen die betroffenen Zeilen ebenfalls gekennzeichnet.