E-Mail-Versand an bestimmte Mitarbeiter
E-Mail Versand bietet eine zuverlässige Kommunikation
Der E-Mail-Versand an bestimmte Mitarbeitende, beispielsweise an schon auf ein Objekt geplante, ist eine hilfreiche Funktion. Denn eine schnelle, direkte und zuverlässige Kommunikation mit den Mitarbeitenden ist von zentraler Bedeutung – insbesondere in der dynamischen Welt der Personaleinsatzplanung, in der sich Anforderungen kurzfristig ändern können. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, bietet DISPONIC eine integrierte Funktion, mit der gezielt E-Mails an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter versendet werden können, die im Rahmen der Planung einem konkreten Auftrag zugeordnet sind.
E-Mail Versand – das sind die Voraussetzungen
Voraussetzung ist, dass unter Systemeinstellungen die E-Mail-Einstellungen konfiguriert sind. Entweder über den Menüpunkt „Benutzer“, wo die Einstellungen für jeden angelegten Benutzer vorgenommen werden können. Oder über den Menüpunkt „E-Mail“, dort können direkt die Einstellungen für den angemeldeten Benutzer vorgenommen werden. Entweder hinterlegen Sie dann die SMTP-Einstellungen für den E-Mail-Versand, oder Sie setzen das Häkchen bei „Nutze Outlook“.
Damit der E-Mail-Versand über Outlook reibungslos ablaufen kann, ist es nötig, dass Outlook Classic installiert ist. Das neue Outlook kann ebenfalls regulär verwendet werden, wenn dies von Ihnen gewünscht wird.
Weiterhin muss beim jeweiligen Mitarbeiter in den Stammdaten eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, damit der E-Mail-Versand möglich ist.
Nun kommen wir zum eigentlichen Thema. Durch Aktivierung der E-Mail-Einstellungen erscheint in der Dienstplanung der Menüpunkt „E-Mail versenden“ in Form eines kleinen Briefumschlags.
Durch Klick auf „ E-Mail versenden“ öffnet sich ein Fenster, indem die Mitarbeiter für den Versand ausgewählt werden können. Es gibt folgende Auswahlmöglichkeiten:
- Geplante Mitarbeiter für den ausgewählten Dienst
- Geplante Mitarbeiter für den ausgewählten Auftrag
- Zugeordnete Mitarbeiter für ausgewählten Auftrag
- Zugeordnete und geplante Mitarbeiter für den Ausgewählten Auftrag
- Alle angezeigten Mitarbeiter in der Planung
Je nachdem, welche Option gewählt wurde, erscheinen die entsprechenden Mitarbeiter in der Liste. Jetzt muss nur noch selektiert werden, ob alle angezeigten Mitarbeiter die Mail erhalten sollen oder nur eine Auswahl. Durch Klick auf die einzelnen Mitarbeiter lassen diese sich hinzufügen oder entfernen. Eine Mehrfachauswahl ist mit gedrückter Steuerungstaste (strg) möglich, so wie man es auch aus anderen Programmen kennt.
Mit Klick auf „Ok“ öffnet sich das Versandfenster, indem der Text für die Serienmail verfasst werden kann und Anhänge hinzugefügt werden können.
Durch Klick auf senden (das kleine Briefumschlag-Symbol) lässt sich die E-Mail versenden.