Einführung einer Software für die Personaleinsatzplanung

Die Einführung einer neuen Software für die Personaleinsatzplanung im Unternehmen in ein Projekt, bei welchem es diverse Themen zu berücksichtigen gibt. Basierend auf unserer Erfahrung aus mehreren Jahrzehnten haben wir die wesentlichen Punkte für Sie zusammengeschrieben, die es bei der Einführung einer neuen Softwarelösung für Dienstplanung, Lohn und Faktur zu beachten gibt.

Als Unternehmerin oder Unternehmer in der Sicherheitsbranche stehen Sie ständig vor neuen Herausforderungen. Sie müssen auf Veränderungen reagieren, um Aufträge zu gewinnen und Kunden langfristig zu binden. Im besten Fall agieren Sie und erkennen Trends und den Wandel frühzeitig, um dem Wettbewerb einen Schritt voraus zu sein. Sie haben die folgenden Themen im Blick:

• Wachstum des Unternehmens: Mit zunehmender Mitarbeiterzahl wird die manuelle Dienstplanung komplexer und fehleranfälliger. Die Komplexität steigt nicht linear, sondern exponentiell. Das heißt, der Zeitpunkt an dem eine manuelle (oder Excel-unterstützte) Planung nicht mehr funktioniert, kommt oftmals plötzlich. Eine Softwarelösung hilft, den Überblick zu behalten und effizienter zu planen.
• Unübersichtliche oder fehlerhafte Dienstplanung: Häufige Fehler, Über- oder Unterbesetzungen sowie unübersichtliche Excel-Tabellen führen zu Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden und steigenden administrativen Aufwänden.
• Steigende Anforderungen an Flexibilität: Kundenanforderungen, saisonale Schwankungen oder kurzfristige Änderungen im Personalbedarf erfordern eine dynamische und anpassungsfähige Planung, die manuell nur schwer umzusetzen ist.
• Mitarbeiterzufriedenheit und Fairness: Eine gerechte, transparente und nachvollziehbare Planung steigert die Zufriedenheit und Motivation der Belegschaft – gerade in Schichtbetrieben oder bei Teilzeitmodellen.
• Compliance und rechtliche Anforderungen: Die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen, tariflichen Regelungen und Ruhezeiten erfordert eine präzise und dokumentierte Planung, die durch Software automatisiert unterstützt werden kann.
• Kostenoptimierung: Eine optimierte Einsatzplanung reduziert Überstunden, minimiert Leerlaufzeiten und steigert die Produktivität – ein wichtiger Hebel zur Senkung der Personalkosten.
• Digitalisierungsstrategie: Im Rahmen einer übergreifenden Digitalisierungsinitiative erkennen Unternehmen die Notwendigkeit, auch ihre Personaleinsatzplanung zukunftsfähig aufzustellen. Dabei steht oft die Verknüpfung mit anderen Geschäftsprozessen, die bereits digital gestaltet sind – wie Abrechnung und Finanzbuchhaltung – im Vordergrund.

Mit diesem Leitfaden unterstützen wir Sie dabei, erfolgreich eine neue Software für die Dienstplanung in Ihrem Sicherheitsunternehmen auszuwählen und einzuführen.

Konkret hilft Ihnen dieser Leitfaden bei der Beantwortung folgender Fragen:

• Wie sollte eine Bestandsaufnahme bezüglich der Dienstplanungsprozesse in Ihrem Unternehmen gestaltet sein?
• Wie finden Sie die beste Software für die Dienstplanung, die auf die Prozesse in Ihrem Unternehmen zugeschnitten ist?
• Wie bewerten Sie fachliche und technische Anforderungen?
• Welche Maßnahmen können Sie treffen, um die Einführung der neuen Softwarelösung zum Erfolg werden zu lassen? Wie sieht ein guter Projektplan aus?

Die beste Software für die Dienstplanung finden und im Unternehmen etablieren: wie geht das?

• Welche Anforderungen an den Dienstplanungsprozess gibt es bei der Auswahl potentieller Softwarepartner zu berücksichtigen?
• Was macht eine professionelle Dienstplanung aus?

Es gibt einige Anforderungen, die jede Software erfüllen sollte, damit sie erfolgreich in einem Unternehmen eingeführt werden kann: die Software muss einfach zu bedienen sein, sie muss zuverlässig funktionieren und die Umstellung des alten Systems auf das Neue muss reibungslos möglich sein, damit die Akzeptanz im Team gewährleistet ist und der Arbeitsalltag so wenig wie möglich gestört wird. Etwas einfacher ist es natürlich, wenn der Prozess vorher noch gar nicht digital durchgeführt wurde, weil kein Vorgänger-System abgelöst werden muss. Welche Bereiche des Unternehmens sollen effizienter gestaltet werden, wo fehlt es an Übersichtlichkeit oder wo erhöht mehrfaches Eingeben der Daten die Fehleranfälligkeit? Ist die Übersichtlichkeit der Dienstplanung gut genug, um effizient arbeiten zu können? Und wie sieht es in den Bereichen Lohnabrechnung und der Faktur aus?

Bestandsaufnahme vor Einführung einer Software zur Personaleinsatzplanung

Die Einführung einer Software für die Personaleinsatzplanung soll die Planung, Steuerung und Kommunikation von Personaleinsätzen effizienter, transparenter und möglichst fehlerfrei gestalten. Ziel ist es, bestehende Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren, um Ressourcen besser zu nutzen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und rechtliche Vorgaben einzuhalten. Wir unterstützen Sie mit unserem Fragenkatalog bei der Bestandaufnahme. Die gedankliche Auseinandersetzung mit den aktuellen Abläufen im Unternehmen wird durch die gezielte Fragestellung angeleitet.

Checkliste vor Einführung einer Dienstplanungssoftware

• Wie ist die Firmenstruktur? Sie gibt Aufschluss über Hierarchien, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege. Es ist wichtig zu klären, ob zentral oder dezentral geplant wird und ob eigenständige Niederlassungen oder Tochterfirmen bestehen.
• Anzahl der zu verplanenden Mitarbeitenden. Die Anzahl der einzuplanenden Mitarbeitenden bestimmt maßgeblich den Funktionsumfang und die Leistungsfähigkeit der benötigten Software. Je mehr Personen zu disponieren sind, desto höher die Anforderungen an Automatisierung und Übersicht.
• Welche Organisationseinheiten gibt es. Hierunter fallen Niederlassungen, Objektbereiche oder Standorte, die separat geplant oder verwaltet werden müssen. Eine klare Zuordnung vereinfacht die Planung und ermöglicht gezielte Auswertungen
• In welchen Bereichen sind Sie tätig? (Eventplanung, Wach- und Sicherheitsdienst, Bahnsicherung, etc.) Die Einsatzgebiete bestimmen die Anforderungen an die Planung, z. B. kurzfristige Einsätze bei Events, regelmäßige Bewachung von Objekten oder Streifengänge. Jeder Bereich bringt spezifische Anforderungen an Qualifikationen, Zeiten und Flexibilität mit sich.
• Wird mit Subunternehmern gearbeitet? Falls ja, muss die Software auch externe Kräfte erfassen, planen und ggf. abrechnen können. Es ist zu klären, ob Subunternehmer Zugriff auf das System erhalten sollen oder lediglich verwaltet werden.
• Welches System soll führend sein (Stammdaten). Das führende System verwaltet die „Quelle der Wahrheit“ für Mitarbeiterdaten (z. B. Name, Adresse, Qualifikation). Die Software zur Personaleinsatzplanung kann Stammdaten entweder übernehmen oder eigenständig verwalten – je nach gewünschtem Setup
• Welche Anschluss-Systeme sind relevant? Welche Schnittstellen zur Datenübertragung werden benötigt? Beispiele sind Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Zugangskontrolle oder Kundenabrechnung. Wichtig ist, welche Systeme bereits im Einsatz sind und ob Daten automatisiert, übergeben werden sollen (z. B. via API oder CSV)
• Wünschen Sie sich eine schnelle und zeitgemäße Kommunikation via Smartphone oder Tablet? Eine mobile App oder Webzugriff ermöglicht es Mitarbeitenden, Dienstpläne jederzeit einzusehen, Rückmeldungen zu geben oder Dienste zu übernehmen – was die Kommunikation deutlich beschleunigt und vereinfacht

Bestandsaufnahme im Bereich Dienstplanung

• Wie ist der genaue Ablauf im Moment? Der aktuelle Prozess zeigt auf, wer plant, mit welchen Hilfsmitteln geplant wird und wie die Dienstzeiten intern abgestimmt werden. Dabei werden oft individuelle Arbeitsweisen und informelle Kommunikationswege sichtbar.
• Welchen Blockaden gibt es aktuell im reibungslosen Dienstplanungsprozess? Typische Hindernisse sind kurzfristige Ausfälle, unklare Verfügbarkeiten oder fehlende Übersicht über alle Einsätze. Diese führen regelmäßig zu Improvisation, Überstunden oder Personalengpässen.
• Wie erhält der Mitarbeiter aktuell Kenntnis von seinem Dienstplan? Oft wird der Dienstplanplan per Aushang oder Ausdruck an die Mitarbeitenden übermittelt – das ist fehleranfällig und bietet keine kurzfristige Änderungsübermittlung. Änderungen werden per Telefonat übermittelt oder erreichen den Mitarbeitenden nicht mehr rechtzeitig
• Gibt es besondere Anforderungen an die Dienstplanung? Dazu zählen etwa Qualifikationsvorgaben, Bewachung mit Doppelbesetzung, Pausenregelungen oder wechselnde Einsatzorte. Muss ein Betriebsrat beteiligt werden? Solche Anforderungen erhöhen die Komplexität und machen eine strukturierte Planung unverzichtbar.
• Erfolgt die Dienstplanung derzeit mit Excel-Tabellen / Papierplänen / veralteter Software? Veraltete Systeme bieten oft keine automatisierten Funktionen, was die Planung ineffizient macht, da wiederkehrende Dienste zum Beispiel immer neu geplant werden müssen. Zudem erschwert es den Austausch oder die Aktualisierung von Plänen unter mehreren Beteiligten.
• Ist der manuelle Aufwand für Planer hoch? Viele Planer verbringen täglich mehrere Stunden mit dem Erstellen, Ändern und Abstimmen von Dienstplänen. Wiederkehrende Aufgaben wie das Prüfen von Verfügbarkeiten oder das Nachtragen von Änderungen binden unnötig Kapazitäten.
• Ist die Transparenz für Mitarbeitende gering? Werden oft Nachfragen gestellt? Wenn Mitarbeitende keine einfache Möglichkeit haben, ihren Dienstplan einzusehen, kommt es häufig zu Unsicherheiten und Rückfragen. Das betrifft auch Urlaubsanträge oder Wünsche nach freien Tagen, die geäußert wurden. Wird mein Wunsch oder mein Antrag berücksichtigt? Der Mitarbeitende muss länger auf Antwort warten. Das führt zu zusätzlichem Kommunikationsaufwand und kann die Motivation beeinträchtigen.
• Verursachen häufige Planänderungen einen hohen Koordinationsaufwand? Spontane Änderungen, etwa durch Krankmeldungen oder Kundenanfragen, müssen aktuell oft per Telefon abgestimmt werden. Ohne zentrale Lösung ist es schwer, den Überblick zu behalten und alle Beteiligten schnell zu informieren.

Bestandsaufnahme im Bereich Lohn (Bruttolohnberechnung)

• Wie ist der genaue Ablauf im Moment?
• Welche Hindernisse gibt es aktuell im Prozess? Typische Probleme sind fehlende oder verspätete Daten, manuelle Korrekturen, oder inkonsistente Informationen aus verschiedenen Quellen. Solche Unterbrechungen führen oft zu Verzögerungen in der Abrechnung oder zu fehlerhaften Lohnzahlungen.
• Welche Lohnarten müssen abgebildet werden? Neben dem Grundlohn können Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, Bereitschaftsdienste, Überstunden und Sondervergütungen relevant sein. Diese Lohnarten müssen korrekt differenziert und je nach Einsatzart automatisch berücksichtigt werden.
• Wie viele Tarifverträge sind relevant? In welchen Bundesländern? Unterschiedliche Tarifverträge je nach Region oder Einsatzbereich erfordern eine flexible, regelbasierte Abbildung in der Lohnabrechnung. Besonders in der Sicherheitsbranche sind mehrere Bundesländer mit teils stark abweichenden Vorgaben betroffen.
• Wie werden Urlaub, Krankmeldungen bzw. Lohnfortzahlung gehandhabt? Wird das manuell erfasst und nachgehalten? In vielen Fällen erfolgt die Erfassung von Fehlzeiten manuell durch die Disposition oder die Personalabteilung. Ohne automatisierte Erfassung aus der Dienstplanung besteht die Gefahr von Fehlern und Doppelarbeit.
• Was muss genau an die Schnittstelle Lohn übertragen werden? Relevante Daten sind z. B. gearbeitete Stunden, Zuschläge, Abwesenheiten, Zuschlagsarten und ggf. Informationen zur Qualifikation oder Einsatzart. Die Übertragung sollte idealerweise automatisiert und standardisiert erfolgen (z. B. DATEV)
• Müssen Daten erneut eingegeben werden, um sie in der Bruttolohnabrechnung zu verarbeiten? Wenn keine direkte Schnittstelle besteht, müssen Daten manuell aus einem System exportiert und in ein anderes importiert oder sogar neu eingegeben werden. Das führt nicht nur zu Mehraufwand, sondern erhöht auch das Fehlerrisiko erheblich.

Bestandsaufnahme Bereich Faktur

• Wie ist der genaue Ablauf im Moment?
• Was sind aktuelle Probleme im Fakturierungsprozess? Analog zur Lohnabrechnung sind die typischen Probleme auch hier fehlende oder verspätete Daten, manuelle Korrekturen, oder inkonsistente Informationen aus verschiedenen Quellen. Solche Unterbrechungen führen zu Verzögerungen in der Rechnungsstellung und führen im schlechtesten Fall zu Liquiditätsengpässen.
• Gibt es bereits Schnittstellen? Was genau muss an die Schnittstelle der Finanzbuchhaltung übertragen werden? Relevante Daten sind z. B. gearbeitete Stunden, Zuschläge, Abwesenheiten, Zuschlagsarten und ggf. Informationen zur Qualifikation oder Einsatzart. Die Übertragung sollte idealerweise automatisiert und standardisiert erfolgen (z. B. DATEV)
• Wie werden Rechnungen bisher erstellt? (Stunden aus Planung, Pauschalen, Mengen, manuelle Rechnungen?)
• Werden Kostenstellen oder Kostenträger genutzt?
• Müssen Daten erneut eingegeben werden, um daraus Rechnungen erstellen zu können? Wenn keine direkte Schnittstelle besteht, müssen Daten manuell aus einem System exportiert und in ein anderes importiert oder sogar von Mitarbeitenden neu eingegeben werden. Das führt nicht nur zu Mehraufwand, sondern erhöht auch das Fehlerrisiko erheblich.

Anforderungen an eine Software für die Personaleinsatzplanung

Nach der gedanklichen Auseinandersetzung mit dem aktuellen Zustand sind Ihnen wesentliche Punkte bewusst geworden, die Überdacht und geändert werden sollten. Das Planen auf Papier oder mit Excel ist ein hoher manueller Aufwand für den Einsatzplaner. Alles, was manuell gepflegt werden muss, ist fehleranfällig. Möglicherweise fehlt es an Transparenz und an Geschwindigkeit aktuelle Informationen direkt an die entsprechende Person zu adressieren. Dieser hohe Abstimmungsaufwand bei, insbesondere bei kurzfristigen Änderungen auftritt, ist mit den Möglichkeiten der modernen Kommunikation nicht mehr zeitgemäß.

Fachliche Anforderungen

Übersichtlichkeit

Dienstpläne sind ein zentraler Punkt in Sicherheitsunternehmen. Meist arbeitet der Einsatzplaner unter Zeitdruck und muss immer wieder auf Veränderungen reagieren. Zahlreiche Mitarbeitende müssen an einem Objekt geplant werden. Oftmals monatsübergreifend. Eine Software, die eine monatsübergreifende Planung abbildet, ist sehr hilfreich. Wenn die Planung noch über mehrere Monitore ersichtlich ist, erleichtert das die tägliche Arbeit enorm. Bei der Erstellung von Dienstplänen muss der Planer schnell erkennen können, wer überhaupt in Frage kommt, um einen bestimmten Dienst zu besetzen. Die Software muss eine Übersicht bieten, wer welche Qualifikationen mitbringt. Ebenso muss klar ersichtlich sein, wer durch Urlaub oder Krankheit abwesend ist.

Arbeitsrechtliche Konformität

Aus arbeitsrechtlicher Sicht ist das Einhalten von Ruhezeiten zu beachten und das Stundenlimit darf nicht überschritten werden. Eine Doppelplanung der Mitarbeitenden ist selbstverständlich zu vermeiden. Durch die richtige Software werden Sie hier unterstützt. Unterschiedliche Bundesländer geben unterschiedliche Tarifverträge vor, die beachtet werden müssen. Auch das muss die Software abbilden.

Modularer Aufbau für individuelle Entscheidungen

Bei festen Aufträgen ist oft ein Rhythmus gegeben, der die Planung erleichtert, wenn die Software eine wiederkehrende Planung abbilden kann. Ideal ist es den Rhythmus in der Dienstplanung zum Beispiel bei sich wiederholenden Schichten definieren zu können. Im Hintergrund müssen Faktoren wie die eben angesprochenen Qualifikationen, Stundenlimits oder Ruhezeiten geprüft werden. Dann erreichen Sie mit einer Software das nächste Level an Automatisierung und an Effizienz.

Verlässliche und zeitgemäße Kommunikation

Zeitgemäße Kommunikation über Smartphone oder Tablet bedeutet für die Mitarbeitenden, dass sie jederzeit ihren Dienstplan einsehen und relevante Details eines Auftrags abrufen können. Dienstantritt, Besonderheiten wie der Dresscode oder die Adresse des Einsatzortes sind immer verfügbar. Im Idealfall kann die Adresse direkt in Google Maps oder ein anderes System eingeben werden. Der Mitarbeitende kann sich so direkt zum Einsatzort navigieren lassen. Wichtig, vor allem für den Einsatzleiter, ist die Verlässlichkeit der Kommunikation und die Gewissheit, dass die Änderungen oder Besonderheiten eines Dienstes bei der betreffenden Person angekommen sind. Eine Lesebestätigung ist an dieser Stelle sehr sinnvoll.

Mitarbeiterzufriedenheit

Softwarelösungen mit Apps und Weblösungen bieten die Möglichkeit Urlaubsanträge online zu stellen. Der Einsatzleiter kann sofort darauf reagieren und einen Antrag genehmigen oder ablehnen. Der Antragstellende erhält so unkompliziert und schnell eine Rückmeldung zu seinem Wunsch. Hier liegt großes Potenzial sich als modernen und arbeitnehmerfreundlichen Arbeitgeber zu präsentieren und es in der Praxis zu leben. Solche Funktionen sind nicht für alle Unternehmen gleichbedeutend, es ist deshalb wichtig, entscheiden zu können, welche Module für das Unternehmen zum aktuellen Zeitpunkt wichtig sind. Zu einem späteren Zeitpunkt sollte es möglich sein, den Funktionsumfang durch weiter Module zu erweitern.

Zeiterfassung und Weiterverarbeitung der erfassten Daten

Bei Großveranstaltungen muss das eingeplante Personal schnell und zuverlässig erfasst werden, damit sichergestellt ist, dass die Anforderungen des Auftraggebers erfüllt werden. Die Erfassung der Zeiten ist ein wichtiges Thema, das im Verlauf des Geschäftsprozesses in verschieden Richtungen bedeutend ist und weiterverarbeitet wird.

Moderne Systeme bieten unterschiedliche Möglichkeiten der mobilen Zeiterfassung an. Entweder via GEOFencing. Hier können sich die Mitarbeitenden ausschließlich in einem bestimmten Radius, z.B. 30 Meter um das Objekt, mobil ein- und ausstempeln. An stationären Terminals muss ebenfalls eine bequeme Zeiterfassung möglich sein. Über NFC-Tags, die im Dienstausweis integriert sind, kann der Mitarbeitende seine Zeiten erfassen. Diese Informationen werden bei guten und marktführenden Softwarelösungen direkt zur Weiterverarbeitung in Richtung Bruttolohnabrechnung oder Faktur weitergegeben.

Technische Anforderungen

Neuste Technik steigert die Mitarbeiterzufriedenheit

Aus technischer Sicht sind die Anforderungen in den letzten Jahren stark gestiegen. Einerseits betrifft dies wieder die Perspektive der Mitarbeitenden. Sie arbeiten gerne in einem Unternehmen, indem der technische Fortschritt zu einem Arbeitsklima beiträgt, das Spaß macht. Die Beantragung eines Urlaubs von unterwegs ist dafür ein gutes Beispiel. Komfortabel und zeitgemäß ist das über Apps für Mitarbeitende (iOS/Android) von unterwegs aus möglich. Zudem gilt es mit Ihrer internen IT zu klären, wie die Software im Idealfall zur Verfügung gestellt werden soll. Aufgrund der Sensibilität wird die Software oftmals selbst gehostet, diesen Service kann aber natürlich auch der Softwareanbieter oder ein Dienstleister übernehmen. Alternativ, kann die Software natürlich auch via Cloud bereitgestellt werden

Hohe Sicherheitsstandards

Rollen- und Rechtemanagement, DSGVO-konforme Datenverarbeitung und die Integration einer 2-FaktorAuthentifizierung sind absolute Basisthemen, die abgedeckt sein müssen. Auch Mandantenfähigkeit (für mehrere Standorte / Organisationseinheiten) sind aus datenschutzrelevanten Gründen ein wichtiger Punkt.

Schnittstellen

Schnittstellen ermöglichen den nahtlosen Export und Import der Daten in eine Lohnabrechnung und eine Finanzbuchhaltung. Zu den führenden Programmen in diesen Bereichen – gehören Datev, SBS, Lexware und viele mehr. Ihre Daten werden direkt und mühelos aus der Dienstplanungssoftware heraus an die Nettolohnabrechnungs- und Finanzbuchhaltungsprogramme übergeben werden. Diese reibungslose Datenübertragung spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht Ihnen auch eine effiziente Verwaltung Ihrer
Buchhaltungsprozesse.

Benutzerfreundlichkeit

Intuitive Benutzeroberfläche

Eine intuitive Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass Nutzern die Software ohne lange Einarbeitung bedienen können. Dies reduziert Bedienfehler, erhöht die Nutzerakzeptanz und unterstützt einen effizienten Arbeitsablauf – unabhängig vom technischen Vorwissen der Mitarbeitenden.

Geringer Schulungsaufwand

Wenn eine Software leicht verständlich ist, sinkt der Bedarf an Schulungen erheblich. Das spart Zeit und Kosten bei der Einführung und reduziert die Belastung von Personal- und IT-Abteilungen. Mitarbeitende können schneller produktiv arbeiten und die Umstellung verläuft reibungsloser. Das Onboarding neuer Mitarbeiter geht schneller und wirkt sich positiv auf die Motivation und Zufriedenheit aus.

Bessere Datenqualität

Eine gut gestaltete Benutzeroberfläche leitet Nutzer durch den Prozess und verhindert fehlerhafte oder unvollständige Eingaben – das verbessert die Qualität der erfassten Daten.

Support und Service

Im Rahmen des Projekts wird erwartet, dass der Anbieter einen zuverlässigen und deutschsprachigen Support zur Verfügung stellt. Dieser Support soll über gängige Kommunikationskanäle wie E-Mail, Telefon und idealerweise auch über ein strukturiertes Ticketsystem erreichbar sein, um eine effiziente Bearbeitung von Anfragen und Problemen sicherzustellen.

Umfassende Schulungsmaterialien

Darüber hinaus wird vorausgesetzt, dass der Anbieter umfassende Dokumentationen sowie Schulungsmaterialien bereitstellt, die den Anwendern eine selbstständige Einarbeitung und Nutzung der Lösung ermöglichen. Ergänzend dazu sollte der Anbieter in der Lage sein, sowohl Online- als auch Vor-Ort Schulungen anzubieten, um individuelle Bedarfe bei der Einführung und Nutzung der Software abdecken zu können.

Kontinuierliche Weiterentwicklung und Fehlerbehebung

Es wird zudem gefordert, dass die angebotene Lösung regelmäßig aktualisiert und aktiv weiterentwickelt wird, um technische und sicherheitsrelevante Standards dauerhaft zu erfüllen. Schließlich ist es erforderlich, dass der Anbieter über belastbare Referenzen aus vergleichbaren Branchen verfügt, um seine fachliche Eignung und Praxiserfahrung nachweisen zu können.

Wirtschaftliche Anforderungen

Transparenz

Ein ehrlicher und transparenter Partner sorgt für eine langfristig gute Beziehung. Überprüfen Sie, ob versteckte Kosten für die Testphase, Einrichtungsgebühren oder für Produkt-Schulungen nach dem Kauf anfallen. Im Idealfall sollten nach dem Kauf keine bösen Überraschungen hinsichtlich Verpflichtungen und Verbindlichkeiten aufkommen. Transparenz und proaktive, offene Kommunikation sind entscheidend für eine langfristige und nachhaltige Geschäftsbeziehung.

Nachhaltigkeit und Wachstum

Ein weiterer zentraler Aspekt betrifft die wirtschaftlichen Anforderungen an die Einführung und den Betrieb der neuen Software. Hierbei wird besonders Wert auf transparente Lizenz- und Betriebskosten gelegt. Alle entstehenden Kosten – einschließlich möglicher Ausgaben für Einrichtung, Schulung oder Wartung – müssen klar ausgewiesen und nachvollziehbar sein. Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, soll eine kostenlose Testphase angeboten werden, in der die Funktionalitäten und der Nutzen der Lösung praxisnah geprüft werden können. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass die Software flexibel skalierbar ist, sodass sie sich an unterschiedliche Unternehmensgrößen sowie an zukünftiges Wachstum problemlos anpassen lässt.

Abzuleitende Maßnahmen

Sie haben den aktuellen Stand ausführlich analysiert und eine Bedarfsanalyse mit Hilfe unseres Leitfadens abgeleitet. Ihre Zielsetzung durch die Einführung der neuen Software ist ausgearbeitet. Jetzt ist es wichtig alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen frühzeitig einzubinden. Das sind die betroffenen Abteilungen, die Nutzer der Software, die IT des Unternehmens usw. Durch Workshops, Feedbackrunden und Pilotprojekte lassen sich Motivation und Akzeptanz fördern.

Wie sieht ein guter Projektplan für die Einführung einer Dienstplanungssoftware aus?

Projektzeitraum

Geplanter Projektstart – Pilotphase – Rollout.

Der Plan unterteilt sich in viele weitere Termine unterhalb dieser simplen drei-stufigen Struktur. Die Termine müssen von den Verantwortlichen ständig im Plan aktualisiert und bei Veränderungen angepasst werden. Die Etappen müssen realistisch sein und regelmäßig überprüft werden.

Beteiligte Rollen

• Projektleitung (intern): Verantwortlichkeiten eindeutig definieren.
• IT-Abteilung: Systemanforderungen prüfen. Das betrifft die Hardware, Netzwerkinfrastruktur, Schnittstellen. Datenmigration planen: Qualitätssicherung und Testläufe planen.
• Fachabteilungen: (z. B. Personal, Einsatzleitung, Finanzbuchhaltung)
• Externe Anbieter / Berater

Ebenfalls wichtig: Eine transparente Kommunikation über den Projektstand, Änderungen und Vorteile regelmäßig kommunizieren. Change-Management: Ängste und Widerstände ernst nehmen, Vertrauen aufbauen.

Während der Pilotphase wird dann eine Testumgebung eingerichtet, damit Fehler und Schwachstellen früh erkannt werden. Eine Pilotgruppe der repräsentativen Nutzer testet das System vor dem Rollout.

Schon während der Pilotphase sollten Sie einen strukturierten Feedback-Prozess etablieren. Lassen sich Dienstpläne jetzt effizienter und fehlerfrei erstellen? Reduziert die Software den administrativen Aufwand wie gewünscht? Wenn Sie systematisch und zeitnah die Erfolgskriterien evaluieren sind Anpassungen und kontinuierliche Verbesserung nach Einführung zeitnah möglich und die Einführung der Software ist erfolgreich abgeschlossen.

Sie haben sich intensiv mit dem Thema „Einführung einer Personaleinsatzplanungs-Software in der Sicherheitsbranche“ auseinandergesetzt und wissen jetzt genau, worauf es in Ihrem Unternehmen ankommt. Jetzt suchen Sie einen verlässlichen Partner, der Sie nicht nur berät, sondern Ihre Anforderungen konkret umsetzt – und Sie auch nach dem Kauf nicht allein lässt. Denn eine gute Beratung endet nicht mit dem Vertragsabschluss, sondern begleitet Sie bis zur erfolgreichen Einführung – und darüber hinaus im laufenden Betrieb.

Nehmen Sie hierzu gerne mit uns unter vertrieb@bite.de Kontakt auf.

Mit unserer Software DISPONIC, der bewährten Softwarelösung für Sicherheitsdienste, unterstützen wir sie mit unserer langjährigen Erfahrung im Bereich Personaleinsatzplanung.