Warum Freiwünsche ein zentrales Element moderner Dienstplanung sind
Jede Dienstplanung steht und fällt mit der Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Moderne Unternehmen sind bemüht, ihre wertvolle Ressource – den Menschen – zu schützen und somit individuelle Präferenzen hinsichtlich der Dienstplanung zu berücksichtigen. Denn wenn dies nicht geschieht, erhöhen sich oft die kurzfristigen Krankheitsausfälle und Absagen, bzw. die Mitarbeiterzufriedenheit sinkt generell, was wiederum zu einer höheren Mitarbeiterfluktuation führt.
Eine effiziente und nachhaltige Dienstplanung ist somit die Grundlage jedes erfolgreichen Unternehmens im Dienstleistungssektor. Ein der häufig unterschätzen, aber enorm wirkungsvollen Hebel auf dem Weg dorthin: Die Berücksichtigung von Freiwünschen der Mitarbeiter direkt in der eingesetzten Dienstplanungssoftware.
Viele Einsatzleiter kennen das: Kaum steht die nächste Dienstplanphase an, trudeln Freiwünsche per E-Mail, WhatsApp oder SMS ein. Teilweise noch mit Screenshots, Kalenderbildern oder handschriftlichen Notizen. Der Wunsch, an bestimmten Tagen freizubekommen, ist dabei stets nachvollziehbar (können doch die Gründe dahinter sehr mannigfaltig sein, persönliche Verpflichtungen, etc.) – die Bearbeitung aber oft ein organisatorischer Albtraum.
Kommunikationschaos vermeiden
Genau hier kann eine moderne Dienstplanungssoftware mit Freiwunsch-Modul helfen. Statt unstrukturierter Nachrichtenflut ermöglicht es ein solches System den Mitarbeitern und Mitarbeiter*innen, ihre Freiwünsche direkt im System zu hinterlegen – übersichtlich, nachvollziehbar und einheitlich. Der Einsatzleiter sieht die gesammelten Wünsche an zentraler Stelle.
Diese Standardisierung bringt in der täglichen Praxis gleich mehrere Vorteile:
- Keine verlorenen Nachrichten mehr.
- Keine Missverständnisse aufgrund undeutlicher Formulierungen.
- Kein mühsames Zusammensuchen von Informationen aus mehreren Kanälen.
Die Kommunikation wird stringenter und nachvollziehbar. Zudem wissen auch die Mitarbeiter, dass keine Nachricht verloren geht.
In der Dienstplanung: Freiwünsche direkt sichtbar
Ein weiterer Vorteil liegt zudem auf der Hand: Die Freiwünsche sind direkt in der Dienstplanung sichtbar und damit sofort in der jeweiligen Planungssituation verfügbar. Der Einsatzleiter sieht auf einen Blick, ob und wann Mitarbeitende lieber frei hätten.
Ob ein Freiwunsch berücksichtigt wird oder nicht, bleibt natürlich weiterhin eine Frage der betrieblichen Notwendigkeit und kann somit von der verantwortlichen Person selbst entschiedenen werden – aber die Entscheidung fällt schneller, transparenter und fairer. Ein Klick genügt, um den Wunsch zu berücksichtigen oder abzulehnen und der Mitarbeiter wird umgehend informiert. Die Mitarbeitenden sehen im System zudem direkt, ob ihr Wunsch erfüllt würde. Transparenz für alle Beteiligten.
Freiwünsche berücksichtigen: Große Zeitersparnis für Einsatzleiter
Die Dienstplanung ist ohnehin komplex: unterschiedliche Qualifikationen, Einsatzorte, gesetzliche Vorgaben, Personalverfügbarkeiten und Kundenwünsche müssen unter einen Hut gebracht werden. Mit einer professionellen Software für die Dienstplanung wird es zwar deutlich einfacher, aber bleibt natürlich weiterhin komplex.
Die richtigen „Zeitfresser“ entstehen aber primär durch sich stets ändernde Informationslagen (spontane Krankheiten, Umdisponierungen, etc.). Die Berücksichtigung von Freiwünschen im Vorfeld führt dazu, diese Spontanität in gewisser Weise einzugrenzen, als dass dem Mitarbeiter ein Maß an Mitbestimmung bei der Dienstplanerstellung gewährt wird.
Ein zentrales Freiwunsch-System (in einer Dienstplanungssoftware) schafft hier echte Entlastung für die Dienstplaner:
- Alle Informationen an einem Ort
- Einfache, visuelle Integration in die Planung
- Weniger Rückfragen, weniger Missverständnisse
Die Folge: deutlich schnellere Planungsprozesse und eine bessere Übersicht – auch bei kurzfristigen Änderungen.
Freiwünsche als Muss in der modernen Dienstplanung
Ein Freiwunsch-Modul ist nicht nur ein Werkzeug für Einsatzleiter, sondern auch ein Service für Mitarbeitende und somit fast ein „Muss“ in der modernen Dienstplanung
Wer also die Mitarbeiterzufriedenheit steigern möchte und zudem auch intern den Zeitaufwand für die Dienstplanung reduzieren möchte, der arbeitet schon längst mit einem Dienstplanungsprogramm – zugeschnitten auf die jeweilige Branche – welches das Thema Freiwunsch berücksichtigt und optimal in die betrieblichen Abläufe integriert.
Die Resultate wie weniger Mitarbeiterfluktuation, höhere Mitarbeiterzufriedenheit, weniger spontane Umdispositionen und weniger Zeitaufwand können zudem ein echter Wettbewerbsvorteil sein.