Gründung eines Sicherheitsdiensts: Wie arbeite ich nachhaltig profitabel?

Die Gründung eines Sicherheitsdiensts ist eine attraktive unternehmerische Option. Die Nachfrage nach professionellen Sicherheitslösungen wächst – sei es im Objektschutz, bei Veranstaltungen oder im Personenschutz. Die Sicherheitsbranche hat dabei in den letzten Jahren ein stetiges Wachstum erfahren, viele Unternehmen stellen weiteres Personal ein. Gleichzeitig gründen sich auch viele neue Unternehmen.

Einem höheren Bedarf an Sicherheitsdienstleistungen steht also auch eine deutlich erhöhte Anzahl an Sicherheitsunternehmen gegenüber, der Wettbewerb um Aufträge und Fachkräfte steigt. Für Gründer ist die Sicherheitsbranche somit sicherlich nicht ohne Herausforderungen. Umso wichtiger ist es, von Anfang an die richtigen Strukturen zu schaffen, um langfristig profitabel zu arbeiten.

Das Kerngeschäft der Sicherheitsdienstleistung basiert auf den erbrachten Stunden (beispielsweise zur Bewachung eines Objektes). Dabei kann ein Sicherheitsdienst einen gewissen Stundensatz gegenüber seinen Auftraggebern durchsetzen, während die Entlohnung der eigenen Mitarbeiter (zumindest als Untergrenze) tariflich geregelt ist. Um als Sicherheitsdienst profitabel zu arbeiten, ist es also enorm wichtig, dass die Verwaltungs- und Administrationskosten möglichst gering bleiben, sodass der Gewinn pro Stunde nicht übermäßig durch Verwaltungskosten geschmälert wird. Um die administrativen Kosten (hauptsächlich: das dort benötigte Person) gering zu halten, kann der Einsatz moderner Softwarelösungen behilflich sein. Insbesondere in der Dienstplanung, einer Tätigkeit, die zentral für jeden Sicherheitsdienst ist, kann moderne Software dabei helfen, Zeit zu sparen.

1. Grundlagen: die Gründung eines Sicherheitsdienstes

Die Gründung eines Sicherheitsdienstes beginnt wie jede Unternehmensgründung mit einer soliden Planung: das Wählen der richtigen Rechtsform, die Anmeldung des Gewerbes , behördliche Auflagen erfüllen, Versicherungen abschließen und – ganz wichtig – qualifiziertes Personal finden. Denn im Sicherheitsgewerbe ist der Zugang zu Personal ein entscheidender Wettbewerbsvorteile. Gute Schulung, Zuverlässigkeit und rechtliche Eignung (z. B. nach §34a GewO) sind Pflicht. Auch große Sicherheitsdienste können oftmals (für gewisse Aufträge) nicht genug Personal vorhalten und arbeiten für diese Zwecke mit Nachunternehmern zusammen.

Doch damit ist es nicht getan. Der operative Alltag eines Sicherheitsdienstleisters ist komplex. Schichtpläne müssen erstellt, kurzfristige Ausfälle kompensiert, gesetzliche Arbeitszeitvorgaben eingehalten und Kundenanforderungen erfüllt werden. Zwar kann der Alltag mit wenig Personal noch „auf Zuruf“ aufgebaut werden, aber die Komplexität steigt hier exponentiell. Erfahrung darin, wie gute Prozesse im Unternehmen aufgebaut werden können, hilft einem Unternehmensgründer in der Sicherheitsbranche dabei enorm.

2. Warum klassische Planung scheitert

Viele Unternehmensgründer in der Sicherheitsbranche (die oftmals als UG mit lediglich 1.000€ Stammkapital starten) setzen zu Beginn noch auf Excel-Tabellen oder sogar handschriftliche Dienstpläne. Das mag bei zwei bis drei Mitarbeitern funktionieren – aber spätestens wenn mehrere Objekte, Dutzende Mitarbeitende und wechselnde Schichten koordiniert werden müssen, stößt diese Methode an ihre Grenzen.

Die Folgen machen sich schnell bemerkbar: Überstunden, Doppelschichten, unzufriedene Mitarbeiter, unnötiger Verwaltungsaufwand. Dabei wird oft Umsatzpotential liegen gelassen oder die Dienstleistungsqualität (Kundenzufriedenheit) sinkt. Wer in der Sicherheitsbranche nachhaltig wirtschaften will, braucht von Beginn der Gründung eines Sicherheitsdienstes ein System, das der Geschäftsführung Transparenz schafft, Prozesse automatisiert und dazu beiträgt, dass man sich auf den Kern der Wertschöpfung, die Erbringung einer qualitativ hochwertigen Sicherheitsdienstleistung, fokussieren kann.

3. Schon bei der Gründung eines Sicherheitsdienstes: Wie eine Softwarelösung die Rentabilität steigert

Eine professionelle Software für Sicherheitsdienste bietet Unternehmensgründern (sowie natürlich Geschäftsführern und Verwaltungsmitarbeitern in größeren Sicherheitsdiensten) mehr als nur digitale Dienstpläne. Sie ermöglicht unter anderem:

• Schichtplanung ohne „Reibungseffekte“: Das Personal im Sicherheitsdienst kann auf Basis von Verfügbarkeit, hinterlegten Qualifikation und Arbeitszeitgesetzen optimal eingeplant werden. Die Software erkennt automatisch Konflikte – etwa Überschreitungen der Höchstarbeitszeit oder fehlende Pausen.
• Echtzeit-Kommunikation: Änderungen im Dienstplan oder kurzfristige Einsätze können direkt (meisten per iOS oder Android App) an die Mitarbeiter / Mitarbeiterinnen kommuniziert werden. Die Verwaltung in ihrem Sicherheitsdienst (bzw. in der Gründungsphase: Sie selbst) sparen wertvolle Zeit und viele Telefonate.
• Lohnabrechnung und Fakturierung: Auf Basis der erfassten Arbeitszeiten lassen sich Löhne automatisiert berechnen und Rechnungen an Kunden erstellen – korrekt und zeitsparend. Auch hier beugt die frühzeitige Einführung einer Softwarelösung der steigenden Komplexität vor.
• Transparenz für Kunden: Eine Softwarelösung ermöglicht es Ihnen zudem, gegenüber Ihren Kunden professionell aufzutreten, in dem alle Einsätze einfach dokumentiert sind und Sie ihre Leistungsnachweise ganz einfach an die verschickten Rechnungen hängen können. So sind Sie gegenüber Ihren Auftraggebern stets Transparenz und bringen sich für den nächsten Auftrag in Stellung.

Grundsätzlich lässt sich also festhalten, dass eine gute Softwarelösung Sie dabei unterstützen kann:

• die Personalkosten gering zu halten: Als Sicherheitsdienst haben Sie die Personalkosten ihrer Mitarbeiter als großen „Kostenblock“. Dabei gibt es sowohl die Mitarbeiter, die direkt auf Aufträge verplant werden und bei Ihren Kunden im Einsatz sind. Gleichzeitig haben Sie aber auch Verwaltungspersonal, welches sie nicht direkt an ihre Auftraggeber weiterverrechnen können. Je weniger Verwaltungsaufwand (also Personalkosten in der Verwaltung) Sie haben, desto besser ist es schlussendlich um Ihre Profitabilität gestellt. Bei der Gründung eines Sicherheitsdienstes ist es natürlich oftmals so, dass der Gründer viele von den Verwaltungsaufgaben übernimmt und die „anfallenden Personalkosten“ somit nicht ganz akkurat einkalkuliert. Dennoch gilt auch hier: das Geld wird nicht mit der Verwaltung verdient.
• Die Arbeit effizient gestalten: Spätestens in dem Moment, wo Sie eine Person haben, die sich um Verwaltungsaufgaben kümmert, ist es in Ihrem Interesse den Arbeitsalltag dieser Person möglichst effizient zu gestalten. Zeitfressende manuelle Tätigkeiten sollten im Idealfall minimiert werden. Denn: die Personalkosten fallen in jedem Fall an, da in den meisten Fällen hier keine „stundenweise Unterstützung“ existiert. Je mehr Aufgaben eine Person in der Verwaltung mit Festanstellung übernehmen kann, desto besser also für Sie. Denn dies wirkt sich auch direkt auf Ihre Profitabilität aus.

4. Nachhaltiger Erfolg durch Struktur und Effizienz

Die Gründung eines Sicherheitsdienstes ist der erste Schritt. Der nachhaltige Erfolg hängt jedoch maßgeblich davon ab, wie effizient der Betrieb geführt wird. In einem Markt mit verhältnismäßig hohem Kostendruck und im steten Wettbewerb mit anderen Sicherheitsdiensten ist es entscheidend, alle Prozesse so schlank wie möglich zu halten – und dennoch höchste Qualität zu bieten.

Softwarelösungen für Sicherheitsdienste sind längst kein Luxus mehr, sondern ein zentrales Werkzeug für professionelles Arbeiten. Wer von Anfang an auf digitale Unterstützung setzt, verschafft sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil – und legt den Grundstein für nachhaltiges Wachstum und Gewinne. Diese können dann entweder in das Unternehmen re-investiert werden (für weiteres Wachstum) oder stehen dem Unternehmensgründer zur Verfügung, als Entlohnung für sein unternehmerisches Risiko.