Kann ChatGPT einen Dienstplan erstellen?

 Künstlicher Intelligenz (KI) ist in aller Munde. Kaum ein Tag vergeht, in dem neue Branchen „disruptiert“ werden. Die allwissende Künstliche Intelligenz soll alles besser können. Doch wie ist es um alltägliche Aufgaben wie die Dienstplanerstellung bestellt? Kann diese bereits aktuell einfach von einem Tool wie ChatGPT übernommen werden? So würde sich sehr viel Arbeit einsparen lassen. Mittlerweile gibt es nicht mehr nur noch ChatGPT (von OpenAI) am Markt. Jede große Tech-Firma, die auch in Zukunft als solche gelten möchte, investiert massiv in das Trainieren von komplexen Modellen, um ihren Nutzern einen Mehrwert zu liefern. Diese künstlichen Intelligenzen können Texte schreiben (nicht diesen – immerhin!), Zusammenfassungen erstellen, Bilder generieren und auch Excel-Tabellen erstellen. Aber ist die Dienstplanerstellung schon eine Aufgabe, die zu komplex ist? Beziehungsweise, ist es überhaupt sinnvoll, diese Aufgabe an eine Künstliche Intelligenz auszulagern?

In Kürze: Es hängt davon ab und es ist – wie immer – mit Vorsicht zu genießen. Warum das so ist, welche Risiken bestehen und warum spezialisierte Softwarelösungen für die Dienstplanung (in unterschiedlichen Branchen) die bessere Wahl sind, erläutert dieser Artikel.

Was kann ChatGPT bei der Dienstplanung leisten?

Zunächst das Positive: ChatGPT kann durchaus einfache Dienstpläne erstellen – vor allem dann, wenn die Anforderungen überschaubar sind. Zum Beispiel:

• Wochenpläne für kleine Teams (z. B. im Café oder Einzelhandel)
• Gleichmäßige Schichtverteilung ohne komplexe Regeln
• Ausgabe im Tabellenformat zur Weiterverarbeitung in Excel

In der Tat: mit sehr einfachen Anforderungen entsteht ein kleiner Dienstplan. Wir haben es ausprobiert:

Prompt:

„Ich habe drei Mitarbeiter, die alle 40 Stunden pro Woche arbeiten. Ich habe jeweils Schichten von Montag bis Sonntag von 10.00 bis 18.00 Uhr zu besetzen. In den Kernzeiten von 12.00-14.00 Uhr sollen immer zwei Mitarbeiter anwesend sein. Peter (Mitarbeiter 1) kann am Montag nicht arbeiten. Ursula (Mitarbeiterin 2) kann Mittwochs von 10.00-12.00 Uhr nicht arbeiten. Harry (Mitarbeiter 3) kann immer arbeiten. Erstelle einen Dienstplan, der die Arbeitsschutzgesetze in Deutschland einhält.„

Die Antwort:

Hier ist ein Dienstplan-Vorschlag für eine Woche (Montag–Sonntag), der:

• 3 Mitarbeiter à 40 Stunden/Woche berücksichtigt
• Die tägliche Schichtzeit von 10:00 bis 18:00 Uhr (8 Stunden) einplant
• In der Kernzeit von 12:00–14:00 Uhr immer zwei Personen anwesend lässt
• Die Verfügbarkeiten von Peter, Ursula und Harry einhält
• Die grundlegenden Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) in Deutschland beachtet:
  • Max. 6 Arbeitstage/Woche
  • Mind. 11 Stunden Ruhezeit zwischen Schichten
  • Max. 8 Stunden werktäglich (in Ausnahmen 10)
  • 30 Minuten Pause bei >6 Stunden Arbeitszeit (hier eingeplant)

Mitarbeiter-Zuordnung

• Mitarbeiter 1 – Peter (Mo nicht verfügbar)
• Mitarbeiterin 2 – Ursula (Mi 10–12 nicht verfügbar)
• Mitarbeiter 3 – Harry (immer verfügbar)

Wöchentlicher Dienstplan (10:00–18:00 Uhr Schichten)

Je komplexer die Anforderungen, desto schneller stößt ChatGPT an seine Grenzen. Die folgenden Herausforderungen kann die KI aktuell nicht zuverlässig oder nur mit hohem manuellem Aufwand abbilden:

1. Rechtliche Vorgaben und Tarifverträge

Arbeitszeitgesetze, Pausenregelungen, Ruhezeiten, tarifliche Zuschläge oder branchenspezifische Vorschriften – all das ist für ChatGPT ein schwarzes Loch. Die KI weiß zwar grundsätzlich, dass es gesetzliche Regelungen gibt, kann diese aber nicht dynamisch anwenden oder prüfen, ob ein Plan rechtskonform ist. Das heißt: die KI wird tendenziell eine Antwort formulieren und sagen, dass entsprechende Überprüfungen durchgeführt wurden. Aber ob das auch immer korrekt ist? Ein tiefes Verständnis der Tarifverträge ist essentiell, um hier überhaupt selbst die Überprüfung durchzuführen.

2. Verfügbarkeiten, Urlaub, Krankheit

Mitarbeiterverfügbarkeiten, eingereichte Urlaubsanträge oder spontane Krankmeldungen sind zentrale Bestandteile jeder realistischen Dienstplanung. Diese Informationen liegen ChatGPT aber nicht vor – und selbst wenn, dürfte man sie aus Datenschutzgründen gar nicht einfach an die KI übermitteln.

3. Spezifische Rollen und Qualifikationen

In vielen Branchen – etwa im Sicherheitsdienst, in der Pflege oder im Krankenhaus – dürfen bestimmte Aufgaben nur von qualifizierten Personen übernommen werden. Die Planung muss also sicherstellen, dass in jeder Schicht genau die richtige Kombination an Qualifikationen vorhanden ist. Diese Logik ist für eine Sprach-KI kaum abzubilden.

4. Änderungen und kurzfristige Anpassungen

Ein großer Vorteil spezialisierter Softwarelösungen ist die dynamische Anpassbarkeit. Wird jemand krank, schlägt das System automatisch Ersatzkräfte vor – inklusive Benachrichtigung per App oder E-Mail. ChatGPT müsste in solchen Fällen jedes Mal neu gefüttert werden – inklusive aller relevanten Daten.

Datenschutz: Persönliche Daten haben in ChatGPT nichts verloren

Ein besonders heikler Punkt ist der Datenschutz, insbesondere in Deutschland wo die DSGVO Anwendung findet. Um einen realistischen Dienstplan zu erstellen, benötigt man oft folgende Informationen:

• Namen der Mitarbeiter*innen
• Arbeitszeitmodelle
• Urlaubszeiten, Krankmeldungen, persönliche Präferenzen
• ggf. Gesundheitsdaten oder familiäre Verpflichtungen

Diese Daten sind personenbezogen und dürfen nicht einfach in eine KI wie ChatGPT eingegeben werden – vor allem nicht, wenn diese in einer Cloud-Umgebung läuft, deren Server außerhalb der EU stehen könnten. Die Verarbeitung solcher Daten unterliegt der DSGVO und kann im schlimmsten Fall zu Bußgeldern oder rechtlichen Konsequenzen führen. Hier ist also Vorsicht zu genießen.

Warum spezialisierte Dienstplanungssoftware die bessere Wahl ist

Moderne Dienstplanungssoftware wurde genau für diese Herausforderungen entwickelt und bieten Ihnen im Hintergrund genau den Komfort und die Sicherheit, die Ihnen eine generische KI nicht bieten kann. Sie bietet unter anderem:

• Automatische Berücksichtigung von Verfügbarkeiten und Qualifikationen
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Arbeitszeitgesetz, Pausenregelung)
• Digitale Urlaubsverwaltung und Krankmeldungen
• Mobile Zugriffsmöglichkeiten für Mitarbeitende
• Revisionssicherheit und DSGVO-konforme Datenspeicherung

Viele Tools lassen sich außerdem mit Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Abrechnungsmodulen koppeln. Dies ist insbesondere für größere Dienstleister (für die die Personalplanung umso wichtiger ist) ein extrem wichtiger Punkt.

Fazit: Vorteile nutzen, aber nicht als Planungstool

ChatGPT kann Ihrem Unternehmen durchaus helfen, einfache Dienstplan-Vorlagen zu erstellen oder Denkanstöße zu liefern – etwa bei der Entwicklung eines neuen Schichtmodells oder bei der Verteilung von Wochenstunden. Für die tägliche Praxis der Dienstplanung ist es jedoch weder zuverlässig noch datenschutzkonform genug. Die Dienstplanerstellung ist für viele Dienstleister (z.B. im Sicherheitsgewerbe) eine essentielle Verwaltungstätigkeit, die über Zufriedenheit von Auftraggebern und Mitarbeitenden entscheidet. Diese Funktion an eine KI auszulagern, ist also höchst riskant und sollte vermieden werden. Wer also professionell plant, sollte auf spezialisierte Softwarelösungen für die Dienstplanung zurückgreifen. Diese bieten nicht nur mehr Komfort und Rechtssicherheit, sondern schützen auch die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeitenden.