Mit KI den Dienstplan erstellen

Die Erstellung eines Dienstplans ist in vielen Unternehmen eine der größten organisatorischen Herausforderungen. Besonders im Sicherheitsdienst, in der Pflege, in Krankenhäusern oder im Einzelhandel müssen Schichtwechsel, gesetzliche Vorgaben, Urlaubsanträge und kurzfristige Krankmeldungen zuverlässig berücksichtigt werden. Wer hier noch mit klassischen Excel-Tabellen arbeitet, stößt schnell an Grenzen.

Im Bezug auf diese Komplexität und die organisatorischen Ressourcen, die sich intern mit diesen Themen beschäftigen, ist verständlich, dass viel Hoffnung in diesem Rahmen auf Künstliche Intelligenz (KI) gesetzt wird. Die Überlegung: mit KI können Dienstpläne effizienter und gerechter gestaltet werden, die zeitraubende Planung wird übernommen und passende Schichten werden vorgeschlagen. Ein Dienstplan mit KI soll also nicht nur wertvolle Zeitersparnis bringen, sondern auch die Transparenz und Fairness erhöhen.

Warum Dienstpläne mit KI erstellen?

Bei der Dienstplanerstellung mit KI werden zahlreiche Faktoren automatisch berücksichtigt: Mitarbeiterverfügbarkeiten, Qualifikationen, rechtliche Vorgaben oder auch spezielle Kundenanforderungen. Innerhalb von Sekunden erstellt die Softwarelösung, die auf die KI zurückgreift, den Schichtplan, der sowohl die betrieblichen Notwendigkeiten als auch die Wünsche der Mitarbeitenden im Blick hat.

Die Vorteile sind überzeugend:

• Zeitersparnis: Statt stundenlang Pläne zu verschieben und abzugleichen, genügt ein Klick.
• Weniger Fehler: Verstöße gegen Arbeitszeitgesetze oder Überschneidungen fallen sofort auf.
• Gerechtere Planung: Schichten lassen sich gleichmäßiger und transparenter verteilen.
• Hohe Flexibilität: Änderungen, etwa durch Krankmeldungen, können in Echtzeit berücksichtigt werden.

Der aktuelle KI-Hype bezieht sich insbesondere auf sogenannte LLMs, also Large Language Models. Fast jeder hat mittlerweile schon einmal ChatGPT, Gemini oder Grok genutzt, um eine Frage zu beantworten, Hinweise zu einem bestimmten Thema zu bekommen oder auch bei konkreten Themen wie Vortragsvorbereitung, E-Mail-Formulierung oder Ähnlichem Tipps zu erhalten.

Die „Künstliche Intelligenz“ basiert hier natürlich auf einem Input in Textform. Die Antwort basiert letztlich auf einem unglaublich großen Korpus an Trainingsdaten, die der KI zur Verfügung standen und stehen. Wenn wir über KI für die Dienstplanung sprechen, handelt es sich in den meisten Fällen rein technisch gesehen eher um eine mathematische Optimierung. Denn es gibt klare Bedingungen (z.B. Verfügbarkeiten; Einsatzorte, Qualifikationen) und ein entsprechendes Zielbild (z.B. die monatliche Dienstplanung mit gewissen Schichten).

Je mehr allerdings die Nutzung der KI auch den Alltag der Softwareanwender (abseits vom beruflichen Kontext) bestimmt, desto verständlicher wird der Ruf nach einer Dienstplanung mit KI, insbesondere wenn mehrere hundert Mitarbeiter entsprechend geplant werden müssen.

Wo KI im Dienstplan besonders nützlich ist

Ob KI-Dienstplan, KI-Arbeitsplan oder KI-Schichtplan erstellen, die Einsatzmöglichkeiten sind insbesondere dann breit gefächert, wenn viele Mitarbeiter auf viele unterschiedliche Aufträge und unterschiedlichem Anforderungsprofil geplant werden müssen:

• Sicherheitsdienste: Berücksichtigungen von Qualifikationen (Fachkraft, Waffenschein, etc.) für komplexe Bewachungsprojekte oder die Planung von Großevents.
• Pflege & Gesundheit: Hier sind strenge Vorgaben einzuhalten – von Ruhezeiten bis zu Mindestbesetzungen. Die Einhaltung dieser Vorgaben übernimmt die Software standardmäßig, eine automatisierte Planung mit KI kann helfen, hier eine schnelle Grundlage zu schaffen.
• Einzelhandel & Gastronomie: Starke Schwankungen im Personalbedarf können durch intelligente Vorhersagen besser abgefangen werden (dies ist allerdings schon ein komplexerer Anwendungsfall, da Vorhersagen immer wahrscheinlichkeitsbasiert sind und somit

Solide Datengrundlage als Grundlage

Während es verlockend ist, die gesamte Dienstplanung an die KI auszulagern, so lohnt es sich zuvor zu überlegen, auf welchen Informationen ein intelligentes System aufsetzen soll. In den meisten Fällen funktioniert die intelligente Automatisierung nämlich besonders dann gut, wenn alle Daten sauber im System hinterlegt sind. Also Mitarbeiterprofile, Verfügbarkeiten, Qualifikationen die Grundlage dafür, dass Schichten und Dienste sauber geplant werden können.

Die Erfahrung zeigt zudem, dass KI-basierte (oder mathematische Optimierungssysteme) insbesondere dann ihre volle Kraft entfalten, wenn sie den Menschen (hier: den Anwender der Software / die Person mit Zuständigkeit für die Dienstplanung) in die Lage versetzt, bessere Entscheidungen zu treffen. Das heißt konkret: ein Vorschlag zur Dienstplanung kann somit schnell generiert werden, wird aber vom Menschen mit all seinem Erfahrungswissen noch validiert werden müssen.

Wohin entwickelt sich die KI im Dienstplan?

Schon heute übernehmen intelligente Systeme die Planung. In Zukunft wird es noch einen Schritt weitergehen: KIs werden Bedarfe voraussagen, etwa durch die Analyse saisonaler Schwankungen oder Krankheitswellen. Dazu kommt die Integration von Mitarbeiter-Apps, über die alle Beteiligten sofort informiert sind, Schichten tauschen oder Urlaub beantragen können.

Unternehmen, die frühzeitig auf KI in der Dienstplanerstellung setzen, profitieren von klaren Wettbewerbsvorteilen: weniger Verwaltungsaufwand, zufriedenere Mitarbeitende und eine zuverlässigere Einsatzplanung.

Egal ob mathematische Optimierung oder Künstliche Intelligenz – es geht um Zeitersparnis und Wertschöpfung

Die Vorteile von Automatisierung sind – heute wie vor zwanzig Jahren die gleichen: Zeit sparen, Fehler vermeiden und die Zufriedenheit im Team steigern. Kostenlose Tools für die Dienstplanung, die unter Umständen auch mit KI-Features werben, bieten einen ersten Einstieg. Für den professionellen Einsatz empfiehlt sich jedoch eine Lösung, die es insbesondere erstmal ermöglicht, alle Aspekte abzudecken –  also sowohl Dienstplanung, als auch Lohn und Faktur. Denn zunächst einmal sollte diese Prozesskette sauber funktionieren, ehe sich mit weiterer Automatisierung via KI beschäftigt werden kann.

Gerade im Sicherheitsdienst zeigt sich, wie groß die Entlastung durch intelligente Dienstpläne ist: Disponenten werden spürbar entlastet, während Kunden von einer zuverlässigen Einsatzplanung profitieren. Die Zukunft der Dienstplanerstellung mit KI hat längst begonnen – und sie erleichtert den Arbeitsalltag von Unternehmen wie Mitarbeitenden gleichermaßen.