Leitfaden: Einführung einer Software für die Personaleinsatzplanung
Die Einführung einer neuen Software für die Personaleinsatzplanung im Unternehmen in ein Projekt, bei welchem es diverse Themen zu berücksichtigen gibt. Basierend auf unserer Erfahrung aus mehreren Jahrzehnten haben wir die wesentlichen Punkte für Sie zusammengeschrieben, die es bei der Einführung einer neuen Softwarelösung für Dienstplanung, Lohn und Faktur zu beachten gibt.
Als Unternehmerin oder Unternehmer in der Sicherheitsbranche stehen Sie ständig vor neuen Herausforderungen. Sie müssen auf Veränderungen reagieren, um Aufträge zu gewinnen und Kunden langfristig zu binden. Im besten Fall agieren Sie und erkennen Trends und den Wandel frühzeitig, um dem Wettbewerb einen Schritt voraus zu sein. Sie haben die folgenden Themen im Blick:
- Wachstum des Unternehmens: Mit zunehmender Mitarbeiterzahl wird die manuelle Dienstplanung komplexer und fehleranfälliger. Die Komplexität steigt nicht linear, sondern exponentiell. Das heißt, der Zeitpunkt an dem eine manuelle (oder Excel-unterstützte) Planung nicht mehr funktioniert, kommt oftmals plötzlich. Eine Softwarelösung hilft, den Überblick zu behalten und effizienter zu planen.
- Unübersichtliche oder fehlerhafte Dienstplanung: Häufige Fehler, Über- oder Unterbesetzungen sowie unübersichtliche Excel-Tabellen führen zu Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden und steigenden administrativen Aufwänden.
- Steigende Anforderungen an Flexibilität: Kundenanforderungen, saisonale Schwankungen oder kurzfristige Änderungen im Personalbedarf erfordern eine dynamische und anpassungsfähige Planung, die manuell nur schwer umzusetzen ist.
- Mitarbeiterzufriedenheit und Fairness: Eine gerechte, transparente und nachvollziehbare Planung steigert die Zufriedenheit und Motivation der Belegschaft – gerade in Schichtbetrieben oder bei Teilzeitmodellen.
- Compliance und rechtliche Anforderungen: Die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen, tariflichen Regelungen und Ruhezeiten erfordert eine präzise und dokumentierte Planung, die durch Software automatisiert unterstützt werden kann.
- Kostenoptimierung: Eine optimierte Einsatzplanung reduziert Überstunden, minimiert Leerlaufzeiten und steigert die Produktivität – ein wichtiger Hebel zur Senkung der Personalkosten.
- Digitalisierungsstrategie: Im Rahmen einer übergreifenden Digitalisierungsinitiative erkennen Unternehmen die Notwendigkeit, auch ihre Personaleinsatzplanung zukunftsfähig aufzustellen. Dabei steht oft die Verknüpfung mit anderen Geschäftsprozessen, die bereits digital gestaltet sind – wie Abrechnung und Finanzbuchhaltung – im Vordergrund.
Mit diesem Leitfaden unterstützen wir Sie dabei, erfolgreich eine neue Software für die Dienstplanung in Ihrem Sicherheitsunternehmen auszuwählen und einzuführen.
Konkret hilft Ihnen dieser Leitfaden bei der Beantwortung folgender Fragen:
- Wie sollte eine Bestandsaufnahme bezüglich der Dienstplanungsprozesse in Ihrem Unternehmen gestaltet sein?
- Wie finden Sie die beste Software für die Dienstplanung, die auf die Prozesse in Ihrem Unternehmen zugeschnitten ist?
- Wie bewerten Sie fachliche und technische Anforderungen?
- Welche Maßnahmen können Sie treffen, um die Einführung der neuen Softwarelösung zum Erfolg werden zu lassen? Wie sieht ein guter Projektplan aus?