DISPONIC 7.6: Zentraler E-Mail-Versand über den Server (SMTP)

Ab DISPONIC Version 7.6 ändern wir in den technischen Versandweg von E-Mails grundlegend: Die E-Mails werden ab dieser Version nicht mehr von jedem einzelnen Client an den hinterlegten SMTP-Server versendet, sondern zentral vom DISPONIC-Server, wo meist auch die Datenbank liegt. Dies erfordert aber je nach Hosting-Modell den aktuellen Versandweg von E-Mails und die technischen Voraussetzungen für die neue Version zu prüfen. 

Wichtig: da der reibungslose Versand von E-Mails in fast allen Fällen als kritisch zu betrachten ist, ziehen Sie bei Fragen oder Unklarheiten unbedingt Ihre IT hinzu, um den IST-Stand zu betrachten und zu klären, ob in Version 7.6 der Versand mit den aktuellen Einstellungen fortgeführt werden kann oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen. Im Zweifelsfall benötigen Sie die SMTP oder OAuth-Zugangsdaten für die Einrichtung des Versands, vor allem wenn Sie zuvor die E-Mails über Outlook Classic (Ex-Mapi) versendet haben. 

Was ändert sich konkret mit SMTP?

Bisher wurden E-Mails für Serienmails, den Dienstplanversand und den Rechnungsversand clientseitig ausgelöst und versendet.
Ab DISPONIC 7.6 übernimmt diese Aufgabe der Server.

Um einen störungsfreien Betrieb sicherzustellen, sind im Vorfeld – je nach Server-Standort – folgende Punkte zu beachten:

1) Selbst gehostet (On-Premise)

Wird DISPONIC in Ihrer hauseigenen Infrastruktur gehostet, dann werden Mails vom DISPONIC-Webserver an die in DISPONIC hinterlegte SMTP-Adresse oder mittels der hinterlegten OAuth Einstellungen versendet, statt direkt über den DISPONIC Client. Es bedarf allerdings im Falle der Nutzung von SMTP die Einstellungen zu prüfen und zu konsolidieren da nach einem Update alle Einzelkonfigurationen gesammelt angezeigt werden. Der Versand über die meistverwendeten Provider ist problemlos unter Angabe des SMTP-Servers und des Ports (meist 587 oder 465) oder der OAuth Einstellungen möglich. 

Es gibt einen Sonderfall: wird der SMTP-Server in Ihrem Netzwerk betrieben (eigenes SMTP Relay) muss sichergestellt sein das der Mailserver erreichbar ist. Je nachdem wo im Netzwerk sich der SMTP-Server befindet, kann es nötig sein den verwendeten Port freizugeben. 

In Version 7 ist die Unterstützung für das klassische Outlook (Ex-Mapi) nicht mehr gegeben. Inzwischen ist der Versand mit Microsoft 365 über OAuth möglich. 

Die E-Mail-Einstellungen bieten ab Version 7 auch die Möglichkeit die E-Mails Modulbezogen zu konfigurieren. Jedem Benutzer kann nun z.B. für den Rechnungsversand eine andere Mailadresse hinterlegt werden als für den Versand von Dienstplänen. 

2) Hosting (Cloud/Hosting durch BITE)

Wird Ihre Datenbank bei uns gehostet, dann werden Mails von den Servern unseres Rechenzentrums an die in DISPONIC hinterlegte SMTP-Adresse versendet, statt direkt von Ihrem Computer. Es bedarf allerdings die SMTP-Einstellungen zu prüfen und zu konsolidieren, da nach einem Update alle Einzelkonfigurationen gesammelt angezeigt werden. Der Versand über die meistverwendeten Provider ist problemlos unter Angabe des SMTP-Servers und des Ports (meist 587 oder 465) oder der OAuth Einstellungen möglich. 

Es gibt aber einen Sonderfall: wird der SMTP-Server in Ihrem Netzwerk betrieben (eigenes SMTP Relay) muss er Netzwerkzugriffe aus unserem Rechenzentrum akzeptieren, es muss also der verwendete Port freigegeben werden. 

In Version 7 ist die Unterstützung für das klassische Outlook (Ex-Mapi) nicht mehr gegeben. Inzwischen ist der Versand mit Microsoft 365 über OAuth möglich. 

Die E-Mail-Einstellungen bieten ab Version 7 auch die Möglichkeit die E-Mails Modulbezogen zu konfigurieren. Jedem Benutzer kann nun z.B. für den Rechnungsversand eine andere Mailadresse hinterlegt werden als für den Versand von Dienstplänen. 

Checkliste bevor Sie mit dem Update 7.6 produktiv gehen

Selbst gehostet / on premise

Was bedeutet die Änderung? 

• Der Versand erfolgt nun über Ihren lokalen DISPONIC-Webserver statt über die Clients. 

• Auch hier werden alle bisherigen SMTP-Einzelkonfigurationen nach dem Update zusammengeführt und müssen konsolidiert werden. 

• Versand über gängige Provider (z. B. Microsoft 365, IONOS) ist problemlos möglich. 

Was muss beachtet werden? 

• SMTP-Einstellungen prüfen und konsolidieren. 

• Wenn ein eigener SMTP-Server im Netzwerk genutzt wird:
  – Der Mailserver muss vom DISPONIC-Webserver erreichbar sein.
  – Je nach Netzsegment müssen möglicherweise Ports freigegeben werden. 

• Outlook Ex-MAPI wird nicht mehr unterstützt. 

• OAuth-Versand (z. B. Microsoft 365) ist möglich. 

Hosting durch Bite AG / Cloud

Was bedeutet die Änderung? 

• Der Versand erfolgt nun vom Rechenzentrum von Bite zu Ihrem hinterlegten SMTP-Server. 

• Alle SMTP-Einzelkonfigurationen werden nach dem Update zusammengeführt und müssen geprüft werden. 

• Versand über gängige Provider (z. B. Microsoft 365, IONOS) ist problemlos möglich. 

Was muss beachtet werden? 

• SMTP-Einstellungen prüfen und konsolidieren
  – insbesondere nach dem Update, da alle bisherigen Einzelkonfigurationen sichtbar werden. 

• Falls ein eigener SMTP-Server genutzt wird:
  – Ihr Server muss Zugriffe aus dem Bite-Rechenzentrum zulassen.
  – Der verwendete SMTP-Port (meist 587 oder 465) muss freigegeben sein. 

• Outlook Ex-MAPI wird nicht mehr unterstützt. 

• OAuth-Versand (z. B. Microsoft 365) ist möglich. 

Mit DISPONIC 7.6 wird der E-Mail-Versand robuster und zentraler. Für einen reibungslosen Umstieg empfiehlt es sich, die vorhandene Konfiguration rechtzeitig zu prüfen. Bei Fragen erreichen Sie uns gerne über die Hotline.