Professionelle Dienstplanung bietet Kontakthistorie

Kontakthistorie in DISPONIC – zeitgemäße Kommunikation

Die Kontakthistorie in DISPONIC bietet eine strukturierte Möglichkeit, sämtliche Kommunikationsvorgänge mit Kunden, Partnern oder internen Ansprechpartnern lückenlos zu dokumentieren und dauerhaft zu archivieren. Dadurch lassen sich Interaktionen jederzeit nachvollziehen, was sowohl für den internen Informationsfluss als auch für die rechtliche Absicherung von Vorteil ist.

Zugriff auf die Kontakthistorie

In den Stammdaten befindet sich der Menüpunkt Kontakthistorie. Dieser Menüpunkt ist mit Zugriffsberechtigungen verknüpft, sodass nur berechtigte Benutzer auf die Historien zugreifen, Einträge anlegen oder bearbeiten können. Die Vergabe dieser Berechtigungen erfolgt in der Benutzerverwaltung und ist ein wesentlicher Bestandteil der Zugriffskontrolle.

Voraussetzungen für die Anlage einer Historie

Bevor ein Eintrag in der Kontakthistorie erstellt werden kann, müssen in den Grundlagen zwei wichtige Typenschlüssel definiert werden:

1. Historien-Typ

   • Beschreibt die Art der erfassten Kommunikation oder Aktivität (z. B. Telefonat, E-Mail, persönliches Gespräch, Meeting, Angebotserstellung).

   • Dient der inhaltlichen Kategorisierung und erleichtert spätere Filterungen und Auswertungen.

2. Kontaktweg

   • Gibt an, über welchen Kanal die Kommunikation erfolgt ist (z. B. Telefon, E-Mail, Brief, vor Ort).

   • Ermöglicht eine schnelle Analyse, welche Kommunikationswege am häufigsten genutzt werden.

Beide Typenschlüssel – Historien-Typ und Kontaktweg – sind ebenfalls mit Zugriffsberechtigungen verknüpft. Das bedeutet, dass die Möglichkeit, neue Typen anzulegen oder bestehende zu ändern, nur bestimmten Benutzern vorbehalten ist.

Nutzen und Vorteile

• Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Jede Interaktion wird festgehalten, was Transparenz schafft.

• Schneller Informationszugriff: Auch bei Personalwechsel oder Abwesenheiten bleibt der Kommunikationsstand jederzeit ersichtlich.

• Revisionssicherheit: Die Archivierung ermöglicht es, auch nach längerer Zeit auf die exakten Inhalte zurückzugreifen.

• Optimierte Zusammenarbeit: Alle Beteiligten haben denselben Wissensstand und können effizient weiterarbeiten.

Historientyp:
Klicken Sie auf Neu und wählen Sie zwischen Mitarbeiter, Kunde, Auftrag und Lieferant aus. Bitte geben Sie hierzu die Bezeichnung und Kurzform ein. Beispiel: Kunde und Erstgespräch.

Kontaktweg:
Klicken Sie auf Neu und tippen Sie Bezeichnung und Kurzform ein. Beispiel: Telefon oder E-Mail.

Nun sind die Grundlagen zur Erstellung einer Kontakthistorie erfüllt.

Erstellung Kontakthistorie:
Wählen Sie im Detailsfenster zuerst die Zuordnung aus Mitarbeiter, Kunde, Auftrag oder Lieferant.
Im Feld darunter geben Sie die gewünschte Zuordnung ein. Als nächstes wählen Sie im oberen Bereich den Historientyp und den Kontaktweg aus und geben die Zeitdaten an. Abschließend müssen Sie einen Betreff eingeben und optional eine Beschreibung hinzufügen.

Dokumentenarchiv:
Im Detailfenster finden Sie den Reiter Dokumentenarchiv. Hier können Sie die Dokumente zu den Datensätzen hinzufügen. Klicken Sie hierzu auf Neu und wählen die gewünschte Datei aus.