Änderung des Arbeitsverhältnisses: Abgrenzung in der Planung

Änderung des Arbeitsverhältnisses zum Stichtag – so gehen Sie richtig vor

Bei Änderung des Arbeitsverhältnis während einer Beschäftigung muss einiges beachtet werden. In der Praxis kommt es häufig vor, dass ein bereits beschäftigter Mitarbeiter zu einem bestimmten Stichtag eine neue Vertragsform erhält – zum Beispiel wechselt er von einer geringfügigen Beschäftigung zu einer sozialversicherungspflichtigen Festanstellung. Eine solche Änderung fällt nicht selten auf den Monatswechsel. Besonders bei Nachtarbeit kann es dabei zu Herausforderungen in der Dienstplanung und Abrechnung in DISPONIC kommen, wenn ein Dienst am Monatsletzten beginnt und über Mitternacht hinausläuft.

Doch wie lässt sich dieser Fall korrekt abbilden? Grundsätzlich stehen Ihnen in DISPONIC zwei mögliche Lösungswege zur Verfügung, je nachdem, ob eine durchgehende Entlohnung für die Nachtschicht vorgesehen ist oder eine saubere Trennung der Abrechnungsdaten gewünscht wird.

Option 1: Vertragsumstellung im bestehenden Mitarbeiterdatensatz

Die erste Möglichkeit besteht darin, das neue Beschäftigungsverhältnis direkt im bestehenden Mitarbeiterdatensatz zu hinterlegen. Dazu wechseln Sie in den Vertragsreiter und pflegen dort den neuen Vertrag mit dem entsprechenden Startdatum.

Damit die Umstellung korrekt erfolgt, muss der Dienst am Monatsletzten exakt um 23:59 Uhr beendet werden. Anschließend wird der verbleibende Teil des Dienstes ab 00:00 Uhr des neuen Monats neu geplant – nun unter Berücksichtigung der neuen Vertragsbedingungen.

Vorteile dieser Methode:

• Saubere Trennung der Abrechnungsdaten vor und nach der Vertragsumstellung

• Korrekte Anwendung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuerklassen

• Rechtssichere Aufbereitung für Lohnabrechnung und Nachweise

Hinweis:

Diese Variante ist insbesondere dann sinnvoll, wenn sich durch die Vertragsänderung auch sozialversicherungsrechtliche Vorgaben oder steuerliche Aspekte verändern – etwa bei einem Wechsel von der Aushilfe zur Festanstellung.

Option 2: Neuer Mitarbeiterdatensatz für neue Vertragsform

Die zweite Möglichkeit besteht darin, für den betreffenden Mitarbeiter einen neuen Datensatz in DISPONIC anzulegen, der ab dem Stichtag aktiv ist. Der laufende Dienst, der am Monatsletzten begonnen hat, kann dadurch über Mitternacht hinaus geplant werden – also ohne Unterbrechung.

Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn die Entlohnung einheitlich fortgeführt werden soll oder keine Änderungen im sozialversicherungsrechtlichen Status stattfinden. Alle nachfolgenden Dienste im neuen Monat werden dann konsequent auf den neu angelegten Mitarbeiterdatensatz gebucht.

Vorteile dieser Methode:

• Kein manuelles Aufteilen von Diensten bei Nachtarbeit notwendig

• Durchgehende Vergütung möglich

• Praktisch bei rein vertraglichen oder internen Umstellungen ohne Auswirkungen auf Abrechnungsparameter

Fazit: Die Wahl der Methode hängt vom Abrechnungsziel ab

DISPONIC ermöglicht Ihnen mit diesen zwei Varianten eine flexible Abbildung von Vertragsänderungen zum Monatswechsel, auch bei anspruchsvollen Szenarien wie Nachtschichten.

Wenn es auf eine korrekte Trennung von Lohnarten, Abrechnungsdaten und Sozialversicherungsbeiträgen ankommt, empfiehlt sich Option 1 mit getrennter Dienstplanung. Soll hingegen ein Dienst durchlaufen und die Vergütung einheitlich bleiben, ist Option 2 mit neuem Mitarbeiterdatensatz die bessere Wahl.

Alle Angaben unter Vorbehalt