Tagübergreifende Schichten teilen
Tagübergreifende Schichten teilen
Schichten splitten und korrekt auf Sollvorgaben anrechnen
In der Dienst- und Schichtplanung kommt es häufig vor, dass eine einzelne Schicht von mehreren Mitarbeitenden übernommen oder in Teilabschnitte unterteilt werden muss. Das heitßt man muss tagübergreifende Schichten teilen.
Durch das Splitten einer Schicht können sich beispielsweise zwei Mitarbeitende die Erfüllung einer Schicht teilen, was in vielen Situationen notwendig oder praktisch ist, zum Beispiel:
-
wenn ein Mitarbeitender nur einen Teil der geplanten Zeit abdecken kann,
-
wenn eine Ablöse aus betrieblichen Gründen erforderlich ist,
-
oder wenn lange und tagübergreifende Schichten auf zwei Personen verteilt werden sollen, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren und die gesetzlichen Arbeitszeitvorgaben einzuhalten.
Herausforderung bei tagübergreifenden Schichten
Eine besondere Situation entsteht bei Schichten, die über Mitternacht hinausgehen – also tagübergreifend sind.
Beispiel:
-
Eine Schicht läuft von 18:00 Uhr abends bis 04:00 Uhr morgens.
-
Um Mitternacht wird eine Ablöse eingeplant, sodass die Schicht gesplittet werden muss.
In der Praxis bedeutet dies:
-
Die erste Teil-Schicht wird von 18:00 Uhr bis 00:00 Uhr geplant.
-
Die zweite Teil-Schicht beginnt exakt um 00:00 Uhr und läuft bis 04:00 Uhr.
Bisherige Vorgehensweise:
-
Der erste Teil der Schicht wird korrekt dem ursprünglichen Tag (18:00–00:00 Uhr) zugeordnet.
-
Der zweite Teil der Schicht fällt automatisch auf den Folgetag (00:00–04:00 Uhr).
Das führte allerdings zu Problemen in der Sollzeit-Erfüllung:
-
Der zweite Schichtabschnitt wurde der Sollvorgabe des Folgetages zugerechnet, obwohl er eigentlich noch zur ursprünglichen Schicht gehört.
-
Somit erschien die Sollzeit des Vortages unvollständig, obwohl die Arbeitsleistung korrekt erbracht wurde.
-
Auch die zeitliche Erfüllung für die Abrechnung konnte dadurch verfälscht werden, da der Zusammenhang der geteilten Schicht nicht automatisch berücksichtigt wurde.
Neue Funktion seit Version 4.4.00
Mit der Version 4.4.00 wurde für dieses Szenario eine praktische Lösung eingeführt:
Über die neue Option „[Vortag]“ beim Splitten oder Bearbeiten einer Schicht können Sie nun festlegen, dass der gesplittete Teil weiterhin dem ursprünglichen Tag zugeordnet wird.
Vorgehensweise:
-
Öffnen Sie die zu splittende Schicht in der Dienstplanung.
-
Wählen Sie die Funktion „Schicht splitten“ aus.
-
Erstellen Sie den neuen Schichtabschnitt (z. B. 00:00–04:00 Uhr).
-
Aktivieren Sie die Option „[Vortag]“ für diesen Abschnitt.
Ergebnis:
-
Die zweite Schicht wird zwar im Kalender des Folgetags dargestellt,
-
für die Sollzeit-Berechnung und Erfüllung wird sie jedoch dem ursprünglichen Tag zugerechnet.
Damit ist sichergestellt, dass:
-
Die Sollzeit des Vortags korrekt erfüllt wird,
-
Die zeitliche Erfüllung im System vollständig und korrekt abgebildet ist,
-
und Fehler in der Planung, Abrechnung oder Auswertung vermieden werden.
Vorteile dieser Lösung
-
Korrekte Zuordnung von Sollzeiten bei gesplitteten, tagübergreifenden Schichten.
-
Exakte Zeiterfassung für Lohnabrechnung und Dienstplanung.
-
Mehr Flexibilität in der Planung, da Sie Schichten nun ohne Auswirkung auf die Sollzeit korrekt splitten können.
-
Bessere Nachvollziehbarkeit in den Auswertungen, da die Verbindung zwischen der ursprünglichen Schicht und der Ablöse transparent bleibt.
Diese Funktion bietet eine deutliche Erleichterung für Planerinnen und Planer, die regelmäßig mit langen und geteilten Schichten arbeiten. Sie stellt sicher, dass jede Arbeitsstunde korrekt dokumentiert und zugeordnet wird – unabhängig davon, ob die Schicht über Mitternacht hinausgeht oder auf mehrere Mitarbeitende verteilt ist.
In der Dienstplanung wird diese Schicht, die über den Tag hinausgeht, mit einem dezent schattierten Pfeil in Richtung des vorherigen Tages markiert. Die zeitliche Erfüllung der Sollvorgabe wird in diesem Fall jedoch dem vorherigen Tag zugeordnet.
Somit bleibt der Überblick über die Zusammengehörigkeit der Schichten stehts erhalten.
