Arbeitszeitgesetz und Zeiterfassung: Was der Referentenentwurf für Sicherheitsdienste bedeutet

Beim Thema Zeiterfassung kommt auf die Sicherheitsbranche Bewegung zu: Ein neuer Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sieht eine umfassende Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung vor. Für Sicherheitsdienste mit vielen Einsatzorten, Nachtschichten und ständigem Einsatzwechsel ist das die praktisch wichtigste Änderung. In diesem Beitrag erklären wir, was das neue Arbeitszeitgesetz für die Zeiterfassung in Ihrem Sicherheitsunternehmen bedeutet.

Wichtig vorab: Es handelt sich noch um einen Entwurf – das BMAS spricht selbst von einer „internen Arbeitsfassung“. Endgültig beschlossen ist also nichts. Die Richtung ist aber klar, und wer früh weiß, was kommt, kann die Umstellung in Ruhe planen.

Das Wichtigste in Kürze

• Das Arbeitszeitgesetz soll um eine umfassende Pflicht zur Zeiterfassung ergänzt werden: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind aufzuzeichnen.
• Die Zeiterfassung soll grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung erfolgen.
• Übergangsfristen gestaffelt nach Größe: ab 250 Mitarbeitenden ein Jahr, unter 250 zwei Jahre, unter 50 fünf Jahre.
• Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitenden bleiben von der elektronischen Form dauerhaft ausgenommen.
• Die Erfassung darf delegiert werden – die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
• Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro.
• Ruhezeit-Erleichterungen sind für das Bewachungsgewerbe nicht vorgesehen.

Was ändert sich am Arbeitszeitgesetz?

Anlass der Reform ist die Rechtsprechung von EuGH (2019) und Bundesarbeitsgericht (2022): Danach muss die gesamte Arbeitszeit erfasst werden. Das neue Arbeitszeitgesetz soll die dazu offenen Fragen – vor allem das „Wie“ der Zeiterfassung – rechtssicher regeln. Neben der Aufzeichnungspflicht enthält der Entwurf punktuelle Änderungen bei Höchstarbeitszeit, Ausgleichszeiträumen und Ruhezeiten. Für Sicherheitsdienste steht die Zeiterfassung klar im Mittelpunkt.

Elektronische Zeiterfassung wird zur Pflicht

Das ist die zentrale Neuerung. Arbeitgeber sollen verpflichtet werden, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeitenden aufzuzeichnen – grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung.

Für die Sicherheitsbranche ist das anspruchsvoll: Dienste finden verteilt auf viele Objekte statt, oft nachts, häufig im Einsatzwechsel. Eine handschriftliche Notiz im Wachbuch oder der nachträglich ausgefüllte Stundenzettel genügen dann nicht mehr. Gefragt ist eine Zeiterfassung, die direkt am Einsatzort greift – etwa über Terminal, Web oder App. Wer seine Arbeitszeiterfassung heute schon digital aufstellt, erfüllt die absehbaren Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes im Grunde bereits.

Ab wann gilt die neue Zeiterfassung? Die Übergangsfristen

Die gute Nachricht: Für die Umstellung auf die elektronische Zeiterfassung sind – gerechnet ab Inkrafttreten – gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen:

• Ab 250 Mitarbeitenden: ein Jahr
• Unter 250 Mitarbeitenden: zwei Jahre
• Unter 50 Mitarbeitenden: fünf Jahre

Da ein großer Teil der Sicherheitsdienste zu den kleinen und mittleren Betrieben zählt, dürften viele Unternehmen unter die längeren Fristen fallen. Ganz kleine Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen dauerhaft von der elektronischen Form ausgenommen bleiben und dürfen weiter nichtelektronisch aufzeichnen. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre, in deutscher Sprache und im Inland bereitzuhalten.

Zeiterfassung delegieren – Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber

Praxisnah ist, dass die Zeiterfassung nicht zwingend durch die Geschäftsführung erfolgen muss. Sie darf an die Mitarbeitenden selbst oder an Dritte – etwa an Objekt- oder Einsatzleiter – delegiert werden. Verantwortlich für eine ordnungsgemäße Aufzeichnung nach dem Arbeitszeitgesetz bleibt aber der Arbeitgeber. Eine reine „Abgabe“ der Pflicht gibt es nicht; Anleitung und Stichproben bleiben nötig.

Vertrauensarbeitszeit – ja, aber nicht ohne Kontrolle

Vertrauensarbeitszeit soll grundsätzlich möglich bleiben. Verzichtet ein Arbeitgeber auf die Kontrolle der vereinbarten Arbeitszeit, muss er durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass ihm Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten bekannt werden – zum Beispiel durch automatische Warnungen des Zeiterfassungssystems bei Überschreitung von Grenzwerten. Für den überwiegend schichtgebundenen Betrieb in der Sicherheit spielt das eine kleinere Rolle, ist aber gut zu wissen.

Neuer Auskunftsanspruch der Mitarbeitenden

Auf Verlangen müssen Mitarbeitende künftig über ihre aufgezeichnete Arbeitszeit informiert werden und eine Kopie der Aufzeichnung erhalten. Wer seine Zeiten sauber digital führt, beantwortet eine solche Anfrage in Minuten – wer noch mit verstreuten Listen arbeitet, hat spürbaren Mehraufwand. Eine durchgängige Zeiterfassung zahlt sich hier doppelt aus.

Wöchentliche statt täglicher Höchstarbeitszeit – nur über den Tarif

Die tägliche Höchstarbeitszeit von grundsätzlich acht Stunden bleibt unangetastet. Neu ist die Möglichkeit, statt einer täglichen eine wöchentliche Begrenzung zu vereinbaren – aber ausschließlich per Tarifvertrag bzw. auf dessen Grundlage per Betriebs- oder Dienstvereinbarung und nur, wenn eine Gesundheitsgefährdung ausgeschlossen wird. Die 48-Stunden-Grenze im Durchschnitt bleibt bestehen.

Für die Sicherheitsbranche mit ihren regionalen Tarifverträgen ist das theoretisch interessant, um Auftragsspitzen flexibler abzufedern. In der Praxis setzt es die Mitwirkung der Tarifparteien voraus – einzelbetrieblich lässt sich diese Flexibilität nicht ohne Weiteres nutzen.

Kürzere Ausgleichszeiträume für Arbeitszeitkonten

Die Zeiträume, in denen Mehrarbeit ausgeglichen werden muss, sollen an mehreren Stellen des Arbeitszeitgesetzes von sechs Monaten bzw. 24 Wochen auf vier Monate bzw. 16 Wochen verkürzt werden. Wer mit Arbeitszeitkonten arbeitet, hat damit weniger Puffer für den Ausgleich von Plus- und Minusstunden – ein Punkt für die Dienstplanung.

Keine Ruhezeit-Erleichterung für die Sicherheitsbranche

Interessant ist auch, was der Entwurf für Sicherheitsdienste nicht vorsieht. Die geplante Möglichkeit, Ruhezeiten zu verkürzen, gilt gezielt für einzelne Bereiche – Krankenhäuser und Pflege, Gastronomie und Beherbergung, Verkehrsbetriebe, Rundfunk sowie Land- und Tierwirtschaft. Das klassische Bewachungsgewerbe ist nicht genannt. Zusätzlichen Spielraum bei den Ruhezeiten bringt das neue Arbeitszeitgesetz für Sicherheitsdienste also nicht.

Bußgelder von bis zu 30.000 Euro

Der Bußgeldkatalog wird erweitert. Wer Aufzeichnungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt, nicht ordnungsgemäß aufbewahrt oder dem Auskunfts- und Kopieanspruch nicht nachkommt, muss künftig mit Geldbußen von bis zu 30.000 Euro rechnen. Eine saubere Zeiterfassung ist damit nicht nur eine Frage der Ordnung, sondern auch des Risikos.

Fazit: Digitale Zeiterfassung wird zum Standard

Unterm Strich bleibt für die meisten Sicherheitsdienste eine klare Botschaft: Die tägliche, elektronische Zeiterfassung wird kommen – die Frage ist vor allem, wann. Große Anbieter haben ein Jahr Zeit, viele kleine und mittlere Betriebe zwei bis fünf Jahre.

Wer heute schon digital plant und Zeiten am Einsatzort elektronisch erfasst, ist für das neue Arbeitszeitgesetz gut aufgestellt. Wer noch mit Stundenzetteln und Excel-Listen arbeitet, sollte die Übergangsfristen nutzen und die Umstellung in Ruhe angehen – statt am Ende unter Zeitdruck zu geraten. Wir behalten den Gesetzgebungsprozess für Sie im Blick.

Häufige Fragen zu Arbeitszeitgesetz und Zeiterfassung

Wird die Zeiterfassung durch das neue Arbeitszeitgesetz Pflicht?

Ja. Der Referentenentwurf verpflichtet Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen – grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung. Damit setzt das Arbeitszeitgesetz die Vorgaben von EuGH und Bundesarbeitsgericht um.

Ab wann gilt die elektronische Zeiterfassung?

Es sind gestaffelte Übergangsfristen ab Inkrafttreten vorgesehen: ein Jahr für Betriebe ab 250 Mitarbeitenden, zwei Jahre unter 250 und fünf Jahre unter 50 Mitarbeitenden.

Gibt es Ausnahmen von der elektronischen Zeiterfassung?

Ja. Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitenden sowie Privathaushalte mit Hausangestellten dürfen die Arbeitszeit dauerhaft nichtelektronisch aufzeichnen.

Was bedeutet das neue Arbeitszeitgesetz für Sicherheitsdienste konkret?

Vor allem eine durchgängige, elektronische Zeiterfassung am Einsatzort – über Terminal, Web oder App. Ruhezeit-Erleichterungen sind für das Bewachungsgewerbe nicht vorgesehen; eine wöchentliche Höchstarbeitszeit ist nur über den Tarifvertrag möglich.

Welche Bußgelder drohen bei Verstößen gegen die Zeiterfassung?

Bei fehlerhafter, unvollständiger oder fehlender Zeiterfassung sowie bei Verstößen gegen Auskunfts- und Aufbewahrungspflichten sind Geldbußen von bis zu 30.000 Euro vorgesehen.

Ist Vertrauensarbeitszeit weiterhin erlaubt?

Ja. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, der Arbeitgeber muss aber sicherstellen, dass ihm Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten bekannt werden – etwa durch automatische Warnungen des Zeiterfassungssystems.