Dienstplan: Software für Wachdienst

So können Sie Ihren Wachdienst mit einer Software professionalisieren

Als Wachdienst (oftmals auch Sicherheitsdienst oder Security-Dienst), haben Sie – je nach Schwerpunkt Ihres Unternehmens – ganz unterschiedliche Anforderungen an Ihr Personal

• Wer ist qualifiziert für den Dienst?
• Wer hat zu welchem Zeitpunkt / in welchem Zeitfenster Dienst?
• Welcher Mitarbeiter Ihres Wachtdienstes darf wo eingesetzt werden?
• Welche rechtlichen Vorgaben sind unter Umständen bei der Erstellung vom Dienstplan zu berücksichtigen?

Die Realität im Wachdienst: wenig Zeit, aber hoher Planungsdruck

Eine professionelle Dienstplan-Software für den Wachdienst kann Sie dabei unterstützen, die Herausforderungen der Dienstplan-Erstellung zu lösen. Dabei gilt wie immer: wichtig ist es, interne Prozesse zu haben und diese mit einer Softwarelösung zu unterstützen. Eine Software ist nie das „Allheilmittel“, sondern ermöglicht es Ihnen primär, ihre Prozesse so zu skalieren, dass Sie viele weitere Mitarbeiter für Ihren Wachdienst planen können, ohne zusätzliche Verwaltungskräfte intern anstellen zu müssen. Wenn sich ihr Wachdienst also in einer Wachstums- und Expansionsphase befindet und noch keine Software für die Dienstplanung im Einsatz, dann werden sich – ohne eine Software-Einführung – existierende Probleme mit weiterem Wachstum nur potenzieren.

Software für den Dienstplan: Vorteile für den Wachdienst

• Automatisierung der Dienstplanung: Indem eine Software für den Wachdienst automatisch Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Arbeitszeitmodelle und natürlich gesetzliche Vorschriften beachten, führt dies schon kurzfristig zu einer Reduktion von Planungsfehlern, Doppelplanung oder konfligierender Planung. Die Einsatzkoordination und Durchführung wird auf Seite des planenden Wachdienstes deutlich erleichtert.
• Zentrale Stammdatenverwaltung: Als Disponent im Sicherheitsdienst müssen Sie jederzeit den Überblick behalten: Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Schichten und Informationen sind – sofern sie in einer zentralen Software (hier: Datenbank) hinterlegt sind, für alle darauf aufbauenden Arbeitsprozesse zugänglich. So entfällt das mühsame Zusammensuchen (via Telefon, E-Mail, etc.) von Informationen. Alles Relevante ist an einem Ort und für Sie im Wachdienst immer verfügbar.
• Informationsfluss optimieren: Als Wachdienst wollen Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter auch zu jeder Zeit (auch mobil, am Smartphone) über den aktuellen Dienstplan informiert sind. Zudem wollen Sie über Änderungen im Mitarbeiterstatus schnell informiert werden. Eine Software für Dienstplanung im Wachdienst schafft genau diese Möglichkeiten, dass Informationen an der Schnittstelle von Wachdienst und Mitarbeiter effizient ausgetauscht werden können und bei der Dienstplan-Erstellung berücksichtigt werden.
• Zeitersparnis: Moderne Softwarelösungen sind nicht umsonst, sondern haben auch entsprechende Kosten pro Monat (oder pro Jahr). Diese Kosten rechtfertigen sich aber oft sehr einfach beim Blick auf mögliche Einsparungen. Bis zu 80% Zeitersparnis kann bei einzelnen Arbeitsschritten der Dienstplanung im Wachdienst erzielt werden. Dies eröffnet Ihnen die Möglichkeit, sich auf die Kernprozesse gegenüber Ihren Kunden zu fokussieren.

Digitalisierung: in der Sicherheitsbranche noch mit Potential

Als Security Unternehmen im Objektschutz, Veranstaltungs- oder Personenschutz ist Ihr Kern Wertversprechen physische Präsenz. Doch um diesem Anspruch gerecht zu werden, bedarf es optimaler Verwaltungs- und Planungsprozesse im Hintergrund. Eine professionelle Software für die Dienstplan Erstellung in Ihrem Wachdienst ist dabei mittlerweile kein exklusiver Wettbewerbsvorteil mehr, sondern schlichtweg Industriestandard, insbesondere wenn Sie nicht nur 10 Mitarbeiter planen, sondern mehr.

Je mehr Papier sie eliminieren können, je mehr Rückmeldungen nicht mehr manuell erfasst werden müssen, desto mehr Zeitersparnis können Sie in ihrem Wachdienst mit der Einführung einer Software für die Dienstplanung auch erzielen. Wichtig ist dabei, sich im Vorfeld genau zu überlegen, welche Effizienzgewinne und weiteren Vorteile Sie sich als Wachdienst von der Softwareeinführung versprechen. Wie können diese Potentiale gehoben werden? Welche Anpassungen braucht eine Software für die Dienstplanung möglicherweise, um sich bei Ihnen im Unternehmen in der aktuellen Prozesslandschaft optimal einzufügen? M

Mit diesen Vorarbeiten wird die Einführung einer Software für Ihren Wachdienst zum Erfolg und Sie können Ihre Arbeitsprozesse in der Dienstplanung mit mehr Struktur, Übersicht und Effizienz durchführen.