Anonymisieren der Mitarbeiter

Laut DSGVO Verordnung muss das Anonymisieren der Mitarbeiter möglich sein. DISPONIC ist vorbereitet und alle Kunden mit Wartungsvertrag erhalten das Modul ohne zusätzliche Lizenzkosten mit der Version 6.3.00. Dann stehen Ihnen die Funktionen „Anonymisieren“, „Pseudonymisieren“ und „Depseudonymisieren“ aus der Datenschutz-Grundverordnungs-Lizenz zur Verfügung.

Nach dem Update kann folgende Meldung im rechten unteren Rand angezeigt werden:

Datenschutz und Datenmanagement in DISPONIC: Neue Funktionen zur Pseudonymisierung und Anonymisierung

Mit dem neuesten Update erweitert DISPONIC seine Funktionalitäten rund um das Thema Datenschutz und Datenverarbeitung. Die neuen Werkzeuge zur Pseudonymisierung, Depseudonymisierung und Anonymisierung sorgen nicht nur für mehr Sicherheit im Umgang mit personenbezogenen Daten, sondern erleichtern auch die rechtssichere Datenarchivierung ehemaliger Mitarbeitender. Doch was genau bedeuten diese Funktionen? Und wie lassen sie sich in der Praxis anwenden?

Pseudonymisieren – Datenschutz bei kürzlichem Austritt

Die Pseudonymisierung dient dazu, personenbezogene Daten ehemaliger Mitarbeitender, die nicht länger als 10 Jahre aus dem Unternehmen ausgeschieden sind, unkenntlich zu machen. Dabei werden persönliche Angaben wie Name oder andere identifizierende Informationen entfernt bzw. ersetzt. Die Datensätze bleiben technisch im System erhalten, sind jedoch keinem konkreten Menschen mehr direkt zuordenbar.

Anwendung:

1. Wechseln Sie zu Stammdaten → Mitarbeiter.

2. Markieren Sie den gewünschten, inaktiven Datensatz.

3. Klicken Sie in der Menüleiste auf den Button „Pseudonymisieren“.

Diese Maßnahme trägt nicht nur zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei, sondern hilft auch, Alt-Daten im System DSGVO-konform zu verwalten.

Depseudonymisieren – Rückgängig machen bei Bedarf

Falls ein Mitarbeitender versehentlich pseudonymisiert wurde oder wieder in das Unternehmen zurückkehrt, kann die Pseudonymisierung problemlos rückgängig gemacht werden. Diese Funktion heißt Depseudonymisierung.

Damit bleibt das System flexibel und gewährleistet, dass wichtige Informationen bei Bedarf wieder verfügbar gemacht werden können – sofern die Berechtigungen dafür vorhanden sind.

Anonymisieren – Dauerhafte Löschung nach 10 Jahren

Wenn ein Mitarbeitender bereits mehr als 10 Jahre aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, bietet DISPONIC nun die Möglichkeit zur Anonymisierung. Dabei werden sämtliche personenbezogenen Daten dauerhaft entfernt – und eine Wiederherstellung ist nicht mehr möglich.

Diese Funktion erfüllt höchste Datenschutzanforderungen und ermöglicht eine sichere, rechtssichere Datenbereinigung älterer Datensätze.

Berechtigungen und Zugriff

Wichtig: Die beschriebenen Funktionen stehen nur autorisierten Benutzer:innen zur Verfügung. Die entsprechenden Berechtigungen lassen sich wie gewohnt in der Benutzerpflege setzen.
Sie finden die Funktionen unter dem Menüpunkt:
„Stammdaten → Mitarbeiter → Anonymisieren“

Fazit

Mit den neuen Funktionen zur Pseudonymisierung, Depseudonymisierung und Anonymisierung bietet DISPONIC leistungsstarke Werkzeuge für einen verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten. Unternehmen profitieren von mehr Sicherheit, Flexibilität und DSGVO-Konformität – alles integriert im bestehenden System.