Digitale Zeiterfassung in DISPONIC
Digitale Zeiterfassung in DISPONIC: Manuelle Erfassung & Geofencing einfach erklärt
DISPONIC bietet drei Möglichkeiten, um die Erfassung der geleisteten Zeiten zu vereinfachen. Wenn Sie bisher am Monatsende die Stundenzettel der Mitarbeiter manuell mit Ihrer Dienstplanung abgleichen, können Sie durch die Zeiterfassung in DISPONIC sehr viel Zeit sparen.
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Möglichkeiten der Zeiterfassung in DISPONIC – einfach, digital und sicher
DISPONIC bietet Ihnen mehrere komfortable Möglichkeiten, die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter deutlich zu vereinfachen. Anstatt am Monatsende Stundenzettel mühsam mit der Dienstplanung abzugleichen, können Sie die geleisteten Zeiten direkt in DISPONIC erfassen, prüfen und freigeben. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz im Unternehmen.
Im Folgenden stellen wir zwei zentrale Varianten der Zeiterfassung in DISPONIC ausführlich vor:
1. Manuelle Zeiterfassung in DISPONIC Web
Die manuelle Zeiterfassung in DISPONIC ist ideal, wenn Mitarbeiter nachträglich Abweichungen zur geplanten Arbeitszeit melden müssen – zum Beispiel bei Überstunden oder Schichtwechseln.
So funktioniert die manuelle Zeiterfassung
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Der Mitarbeiter meldet in DISPONIC im Web, wie er tatsächlich gearbeitet hat
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Er gibt Beginn und Ende seiner Arbeitszeit bzw. der Schicht ein
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Jede Änderung muss mit einer schriftlichen Begründung versehen werden (z. B. „Einsatz verlängert“, „Kollegen vertreten“, „später Schichtbeginn wegen Stau“)
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Die Meldung wird an den zuständigen Disponenten bzw. Planer übermittelt
Dadurch haben Sie jederzeit nachvollziehbar dokumentiert, warum eine Abweichung zur Planung entstanden ist.
Vorteile für Disposition und Verwaltung
Für den Disponenten bietet diese Form der digitalen Zeiterfassung mehrere Vorteile:
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Gezielte Bearbeitung statt Vollkontrolle:
Dank der Filterfunktionen in DISPONIC muss der Disponent nicht alle Dienste prüfen, sondern nur diejenigen, in denen tatsächlich eine Änderung gemeldet wurde. -
Zeitersparnis am Monatsende:
Statt handschriftliche Stundenzettel manuell mit der Dienstplanung zu vergleichen, kann er die gemeldeten Zeiten direkt in die Planung übernehmen oder bei Bedarf verwerfen. -
Transparenz und Nachvollziehbarkeit:
Jede Änderung ist mit einer Begründung hinterlegt. Das erleichtert interne Rückfragen und dient als Argumentationsgrundlage gegenüber Mitarbeitern oder Kunden. -
Weniger Fehler, weniger Papier:
Die digitale Erfassung senkt das Risiko von Übertragungsfehlern und macht papierbasierte Stundenzettel weitgehend überflüssig.
Einsatzbereiche der manuellen Zeiterfassung
Diese Form der Zeiterfassung in DISPONIC eignet sich besonders für:
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Unternehmen mit häufigen Planänderungen oder Zusatzdiensten
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Einsatzbereiche, in denen Mitarbeiter kurzfristig einspringen oder Schichten tauschen
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Betriebe, die schrittweise von der Papier- zur digitalen Zeiterfassung wechseln möchten
2. Zeiterfassung via Geofencing – GPS-gestützte Kontrolle der Einsatzzeiten
Die Zeiterfassung via Geofencing ist die moderne und besonders sichere Variante, Arbeitszeiten automatisch und ortsbezogen zu erfassen. Sie eignet sich vor allem für Unternehmen mit vielen Außeneinsätzen, z. B. im Sicherheitsdienst, in der Gebäudereinigung oder im Eventbereich.
Was bedeutet Geofencing in DISPONIC?
Bei der Zeiterfassung per Geofencing wird in DISPONIC rund um einen Auftrag ein GPS-Korridor (Geofence) definiert. Dieser virtuelle Zaun legt fest, in welchem räumlichen Bereich der Mitarbeiter seine Zeiten melden darf.
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Der Mitarbeiter nutzt DISPONIC im Web oder sein Smartphone, um
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den Beginn seiner Arbeitszeit zu melden (Stempeln „Kommen“)
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das Ende seiner Arbeitszeit zu melden (Stempeln „Gehen“)
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Diese Aktionen sind nur möglich, wenn sich der Mitarbeiter innerhalb des GPS-Korridors befindet.
So wird sichergestellt, dass die Zeitbuchungen auch tatsächlich am Einsatzort durchgeführt werden.
Vorteile der Geofencing-Zeiterfassung
Die Geofencing-Funktion bringt Ihnen gleich mehrere Vorteile:
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Hohe Sicherheit und Manipulationsschutz
Der Mitarbeiter kann Beginn und Ende des Dienstes nur melden, wenn er sich wirklich am Einsatzort befindet. Das reduziert Missbrauch und sorgt für korrekte Zeiten. -
Exakte, ortsbezogene Zeiterfassung
Gerade bei Kundenprojekten, in denen der tatsächliche Anwesenheitsort eine Rolle spielt, ist Geofencing ein wichtiges Kontrollinstrument. -
Einfache Bedienung für Mitarbeiter
Mit wenigen Klicks über das Smartphone oder den Webzugang können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten melden – ohne Stundenzettel auszufüllen. -
Effiziente Nachbearbeitung durch den Disponenten
Die erfassten Zeiten werden in DISPONIC angezeigt und können vom Disponenten im Nachgang geprüft, bestätigt oder angepasst werden. Auch hier helfen Filter, schnell nur die relevanten Dienste zu bearbeiten. -
Transparenz gegenüber dem Kunden
Durch GPS-basierte Zeitdaten lassen sich Einsatzzeiten und Anwesenheit am Objekt gegenüber Auftraggebern besser belegen.
Für wen eignet sich Geofencing?
Die Zeiterfassung per Geofencing in DISPONIC ist besonders interessant für:
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Sicherheitsdienste und Wachdienste
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Reinigungsunternehmen mit vielen Objekten
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Dienstleister mit mobilen Teams und wechselnden Einsatzorten
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Unternehmen, die Wert auf fälschungssichere Zeiterfassung legen
Fazit: Digitale Zeiterfassung mit DISPONIC – weniger Aufwand, mehr Kontrolle
Ob manuelle Zeiterfassung mit Begründung oder GPS-gestützte Zeiterfassung via Geofencing – DISPONIC bietet praxisnahe Möglichkeiten, Arbeitszeiten digital, transparent und effizient zu erfassen.
Statt am Monatsende Stundenzettel nachzutragen und mit der Dienstplanung abzugleichen, können Sie:
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Zeiten direkt im System erfassen
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Abweichungen begründet und nachvollziehbar dokumentieren
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Ihre Disposition spürbar entlasten
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Die Qualität Ihrer Abrechnung und Nachweise gegenüber Kunden erhöhen
Mit der Zeiterfassung in DISPONIC machen Sie einen wichtigen Schritt hin zu mehr Digitalisierung, Transparenz und Effizienz in Ihrem Unternehmen.
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- Elektronische Zeiterfassung via NFC: am Auftrag steht ein Android-Smartphone/-Tablett zur Verfügung und der Mitarbeiter verfügt über einen Dienstausweis mit integriertem oder aufklebten NFC-Chip. Der Mitarbeiter kann sich nun mit seinem Dienstausweis entsprechend „ein- und ausstempeln“. Auch diese Zeiten können in DISPONIC bearbeitet werden. Dank der Berücksichtigung von möglichen Karenzeiten ist die notwendige Flexibilität gegeben. Auch bei dieser Variante ist ein Abgleich durch den Disponenten möglich.
