Von der Stempelung zur Abrechnung: Ist-Zeiten sicher in die Dienstplanung übernehmen
Eine erfasste Arbeitszeit ist erst dann etwas wert, wenn sie stimmt. Wer kam zu spät? Wer hat vergessen auszustempeln? Und welche Zeit wird am Ende eigentlich abgerechnet – die geplante oder die gestempelte? Genau an dieser Stelle entstehen in vielen Sicherheitsdiensten Rückfragen, Korrekturen und Diskussionen.
Die Zeiterfassung in DISPONIC ist deshalb keine Insellösung. Sie schließt den Kreis zwischen Dienstplanung und geprüfter Ist-Zeit: Geplante Schichten werden gestempelt, live überwacht und, wenn nötig, geprüft in die Planung zurückgeschrieben.
Antrittskontrolle: Wer ist da, wer fehlt?
Sobald Ihre Mitarbeitenden am Terminal stempeln, sieht Ihre Einsatzleitung in der Antrittskontrolle in Echtzeit, was los ist:
- Noch zu bestätigende Dienste: Dienste, die demnächst beginnen und für die noch keine Anmeldung vorliegt. Den Vorlauf stellen Sie zwischen 5 Minuten und 24 Stunden ein.
- Überfällige Dienste: Ist die Antrittszeit inklusive Karenz überschritten, wandert der Dienst automatisch hierher.
Gestempelte Schichten verschwinden automatisch aus der Liste. Bei neu überfälligen Diensten meldet sich DISPONIC auf Wunsch per Pop-up, Warnton oder beidem. Die Telefonnummer des Mitarbeitenden sehen Sie direkt im Tooltip – ein Anruf ist also schnell erledigt. Per Rechtsklick tragen Sie eine Zeit nach, bestätigen eine Schicht manuell oder entfernen eine Meldung mit Angabe eines Grundes.
Ab Version 7.5.00 kann zudem eine Leitstelle Dienste aus mehreren Organisationen gemeinsam überwachen.
Flexible Regeln über Antrittskontrollmodelle
Was genau überwacht wird, legen Sie über Antrittskontrollmodelle fest. Sie bestimmen zum Beispiel, ob Dienstbeginn und Dienstende überwacht werden, welche Karenzzeiten gelten und ob eine Rückmeldung etwa 60 Minuten vor Dienstbeginn erfolgen soll. Auch die Intervallüberwachung einzelner Arbeitsplätze ist möglich.
Praktisch für lange Einsätze: Mit „Folgeschichten beachten“ werden exakt aneinandergrenzende Dienste zusammengefasst. In der Antrittskontrolle erscheint dann nur die erste Schicht eines Blocks. Die Modelle ordnen Sie einem ganzen Auftrag oder einzelnen Diensten zu.
Plan- und Ist-Zeit auf einen Blick
Im DISPONIC-Client zeigt die Zeiterfassung die Dienstplanung des gewählten Zeitraums als Tabelle – mit Plan- und erfassten Ist-Zeiten pro Schicht. Mit „Zeige zu erfassende Zeiten“ filtern Sie auf alle Schichten, deren erfasste Zeiten noch in die Planung zu übernehmen sind. So behalten Sie den Überblick, was noch zu erledigen ist.
Erfasste Zeiten geprüft übernehmen
Ein wichtiger Grundsatz: Erfasste Ist-Zeiten werden nicht automatisch zur Abrechnungsgrundlage. Ein Disponent übernimmt sie geprüft in die Planung. Das geht in wenigen Schritten:
- Schicht auswählen und „Erfasste Zeit übernehmen“ klicken.
- DISPONIC berechnet Anfangs- und Endzeit anhand Ihrer Toleranz- und Rundungsregeln und zeigt das Ergebnis in den Details.
- Bei Bedarf manuell korrigieren und speichern.
Die Rundungsregeln legen Sie global oder je Auftrag fest. Ein typisches Beispiel: Bei geringen Abweichungen wird die Planzeit gebucht, bei größeren Abweichungen wird auf Viertelstunden gerundet.
Eine Plausibilitätsprüfung sorgt zusätzlich für Sicherheit. Bei Konflikten erscheint eine Meldung, und Pausen müssen innerhalb der Schicht liegen. Berechtigte Benutzer können die Prüfung bei Bedarf übergehen.
Nachvollziehbar bis ins Detail
Gerade mit Blick auf die Dokumentationspflichten rund um das Arbeitszeitgesetz zählt Transparenz. DISPONIC sorgt dafür, dass nichts verloren geht:
- Die ursprüngliche Planung bleibt in „Geplanter Beginn“ und „Geplantes Ende“ erhalten.
- Benutzer und Zeitpunkt der Übernahme werden dokumentiert.
- Auch beim Verwerfen erfasster Zeiten werden Zeitpunkt und Benutzer festgehalten.
- Entfernte Meldungen der Antrittskontrolle werten Sie im „Soll-Ist-Vergleich der Schichtbesetzung“ aus.
So können Sie jederzeit belegen, wie eine abgerechnete Zeit zustande gekommen ist – gegenüber Mitarbeitenden, Kunden und Prüfern.
Fazit: Ein Kreislauf statt vieler Einzellösungen
Planen, stempeln, überwachen, prüfen und übernehmen – mit DISPONIC läuft all das in einem durchgängigen System. Ihre Einsatzleitung erkennt Ausfälle sofort, Ihre Disposition übernimmt nur geprüfte Zeiten, und Lohn und Faktur arbeiten mit sauberen Daten.
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